5 Fungsi Elemen Manajemen

Dalam memahami manajemen, kita tidak bisa mendefinisikannya secara mandiri dan berdiri sendiri. Manajemen merupakan sebuah sistem yang terbentuk atas beberapa aspek, dan manajemen itu sendiri adalah salah satu dari aspek bisnis. Manajemen menjadi bagian integral yang tidak terpisahkan saat manusia ingin mencapai tujuan tertentu. Saat mengatur bisnis maupun kehidupan kita, maka manajemen akan selalu berperan.

Bicara tentang manajemen tentu tak lepas dari teori-teori populer mengenai fungsi-fungsinya. Siapa yang tak kenal dengan lima fungsi inti sebagai elemen utama manajemen, yakni perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan, dan pengendalian. Kelima fungsi manajemen tersebut memiliki peranan yang sangat penting dalam kehidupan dan bisnis.

Definisi manajemen

Manajemen dapat didefinisikan sebagai seperangkat prinsip yang berkaitan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dalam rangka memanfaatkan sumber daya baik manusia, keuangan, maupun teknologi informasi secara efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen tidak memiliki tugas yang spesifik, dalam arti tugasnya sama dengan beberapa bagian bisnis lainnya. Meski demikian, manajemen bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan melalui perencanaan dan regulasi yang ekonomis dan efektif.

Diakui atau tidak, manajemen tidak bisa dilepaskan dari kehidupan sehari-hari kita dalam beraktivitas. Setiap orang pasti menginginkan agar kehidupannya dapat terorganisir dengan baik. Tak hanya pada individu, manajemen pun identik dengan organisasi atau korporasi. Mengelola kehidupan berarti mengorganisir sesuatu untuk mencapai tujuan. Demikian pula mengelola korporasi berarti mengorganisir sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Karakteristik utama manajemen

Manajemen sebagai suatu disiplin ilmu sekaligus seni mengelola sumber daya memiliki tiga karakteristik utama, yaitu:

• Proses kegiatan yang berkelanjutan dan terintegrasi

Karakteristik ini melekat pada fungsi manajemen, di mana masing-masing fungsinya tidak dapat dipisahkan dan saling melengkapi. Sebab itu, sulit untuk mendefinisikan setiap fungsi manajemen secara terpisah. Fungsi-fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan, dan pengendalian saling terintegrasi sehingga setiap aktivitas yang dilakukan saling terkait dan melengkapi satu sama lain. Seorang manajer yang terlibat dalam salah satu fungsi, secara otomatis akan terlibat pula dalam fungsi lainnya. Maka dari itu, mustahil jika fungsi dari manajemen dipahami secara terpisah.

• Berkonsentrasi pada tujuan

Pencapaian misi dan tujuan organisasi atau korporasi merupakan fokus utama dari manajemen. Manajemen mengidentifikasi tujuan organisasi yang lebih luas dan menggunakan fungsi yang berbeda untuk mencapainya. Setiap fungsi manajemen menjadi mata rantai yang masing-masing bagiannya memiliki peran penting dalam mengarahkan organisasi atau korporasi agar mampu mendekat dan mencapai tujuannya.

• Mencapai tujuan organisasi dengan pengelolaan sumber daya secara efektif dan efisien

Manajemen merupakan proses yang bergerak dinamis dengan sejumlah elemen dan aktivitas. Elemen dinamis dan sosial manajemen berarti fungsi manajemen terpisah dari fungsi operasional. Sementara fungsi operasional mengacu pada kegiatan seperti pemasaran, keuangan, dan pembelian. Perbedaan penerapan manajemen pada setiap organisasi berpengaruh pada implementasi fungsi manajemen yang berbeda pula.

Seorang manajer memanfaatkan keuangan dan peralatan fisik dalam kerangka proses manajemen. Di saat yang bersamaan, ia juga membimbing dan mengarahkan staf organisasi agar mampu menuju pada pencapaian tujuan. Inilah wujud sinergisme dalam manajemen, di mana seorang manajer juga berperan dalam menghubungkan dan mendukung sumber daya manusia dengan sumber daya lainnya secara tepat, efektif, dan efisien.

Fungsi dan peran manajer di setiap organisasi atau korporasi pada prinsipnya sama. Namun, hierarki pada masing-masing organisasi bisa saja berbeda. Perbedaan hierarki inilah yang juga membedakan fungsi dan peran manajer secara spesifik.

Upaya mencapai tujuan organisasi atau korporasi tentu harus didukung dengan gaya kepemimpinan yang kuat dan berkarakter serta fleksibel. Artinya, seorang manajer harus mampu menerapkan gaya kepemimpinan yang pas sesuai dengan situasi dan kondisi. Contohnya, seorang manajer tentu akan menerapkan gaya yang berbeda dalam mengarahkan atau mengendalikan seorang bawahan dengan sekelompok bawahan dalam tim kerjanya.

Teori-teori manajemen

Teori tentang manajemen muncul pada awal abad 19 ketika perkembangan industrialisasi mencapai puncaknya, terutama di dunia barat. Sebagai disiplin ilmu, manajemen merupakan bagian dari ilmu sosial dengan cakupan ruang lingkup yang luas. Teori manajemen dapat dipahami sebagai suatu proses sosial sekaligus figur sosial. Sebagai proses sosial, teori manajemen adalah proses di mana organisasi bisa berjalan secara efektif dan efisien. Sementara sebagai figur sosial, teori manajemen merepresentasikan kelompok sosial yang biasanya terdiri dari eksekutif dan manajer, yang bekerja guna terciptanya efektivitas dan efisiensi organisasi demi tercapainya tujuan.

Seiring dengan lahirnya teori manajemen yang tak lepas dari sejarah pemikiran manajerial, muncul ide dan teori mengenai fungsi manajemen itu sendiri. Dari berbagai teori manajemen yang berkembang mulai dari periode klasik, perang dingin, hingga kemenangan kapitalis, klasifikasi dan penjabaran mengenai fungsi manajemen hampir sama.

• Henri Fayol

Definisi mengenai fungsi-fungsi manajemen secara spesifik justru dikemukakan oleh seorang insinyur dari Perancis, Henri Fayol. Fayol bekerja sebagai teknisi di perusahaan tambang. Dia menekankan bahwa peran manajemen sangat signifikan terhadap kesuksesan perusahaan. Pada masanya, Fayol mewakili kelas manajer, di mana para manajer tidak pernah mendapatkan pelatihan dan pembekalan.

Berdasarkan pengalamannya, Fayol menciptakan teori mengenai fungsi manajemen yang kemudian dituangkannya dalam sebuah buku yang berjudul “Administrasi Industrielle et Generale”. Dalam buku tersebut, Fayol mengklasifikasikan dan mendefinisikan lima fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, koordinasi, dan pengendalian.

Teori fungsi manajemen yang diungkap oleh Fayol berfokus pada hubungan antara personel dan manajemen sebagai titik rujukan, sehingga segala permasalahan dapat diselesaikan secara kreatif. Dalam penerapannya, teori fungsi manajemen bersifat universal dan fleksibel, sehingga dapat diaplikasikan pada kehidupan berorganisasi dan sehari-hari. Sebab itu, teori ini kemudian banyak diadopsi oleh industri Amerika pada abad 19, bahkan masih relevan hingga saat ini.

• George R. Terry

Setelah Henri Fayol, banyak bermunculan tokoh-tokoh yang mendefinisikan tentang fungsi manajemen. Salah satunya adalah George R. Terry yang memiliki teori tak jauh berbeda dengan Fayol. Pemikiran Terry mengenai prinsip manajemen dituangkan dalam buku yang berjudul “Principles of Management”. Terry berteori ada empat fungsi inti manajemen. Setiap fungsi tersebut menjawab pertanyaan secara spesifik mengenai masalah yang harus dipecahkan oleh manajemen. Pertanyaan-pertanyaan manajemen dalam teori Terry berkisar pada:

• • Apa yang dibutuhkan?
  • Di mana tindakan harus dilakukan dan siapa yang harus melakukan suatu pekerjaan?
  • Mengapa dan bagaimana seharusnya anggota kelompok melakukan tugasnya?
  • Apakah tindakan dilakukan sesuai rencana?
  • Harold Koontz dan Cyril O’Donnell

Harold Koontz dan Cyril O’Donnell menulis sebuah esai manajemen yang bertajuk “A Systems and Contingency Analysis of Managerial Function”. Mereka berpendapat meskipun teori sebelumnya efektif dalam menggambarkan fungsi manajemen, tetapi pembagiannya harus lebih terperinci. Menurut kedua tokoh ini, ada lima fungsi kunci manajemen, yaitu:

• • Perencanaan (Planning)
  • Pengorganisasian (Organizing)
  • Kepegawaian (Staffing)
  • Pengarahan atau kepemimpinan (Directing/leadership)
  • Kontrol atau pengendalian (Controlling)

Lima fungsi manajemen

Meski ada beberapa tokoh yang mengungkapkan teori manajemen secara berbeda, namun secara garis besar dan pada prinsipnya sama. Berdasarkan teori-teori manajemen yang ada, terdapat lima fungsi manajemen yang masih dianggap relevan bagi organisasi saat ini.

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan menjadi fungsi manajerial yang pertama, sebab fungsi ini ada sebelum aktivitas dilakukan. Dalam teori Henri Fayol, perencanaan menjadi fungsi yang paling sulit dibandingkan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, sebab membutuhkan partisipasi aktif dari seluruh elemen organisasi. Fungsi ini dilakukan dengan mengidentifikasi tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Identifikasi tugas-tugas ini mencakup uraian dalam pelaksanaan sekaligus menentukan siapa saja yang berwenang untuk melaksanakan tugas tersebut. Perencanaan berfokus pada pencapaian tujuan, maka dari itu harus disesuaikan dengan visi organisasi.

Untuk membuat perencanaan yang efektif perlu mempertimbangkan aspek internal dan eksternal. Faktor internal mencakup perubahan pola kerja, struktur organisasi, sistem kerja, dan lain sebagainya. Sementara faktor eksternal meliputi tren atau perubahan pasar, kemajuan teknologi, peraturan pemerintah, dan kondisi serta situasi politik yang fluktuatif, atau hal-hal lain yang berpengaruh pada kondisi ekonomi.

Perencanaan menjadi sangat penting untuk mengurangi risiko di masa mendatang. Dengan perencanaan yang baik dan matang, segala risiko di masa yang akan datang bisa diprediksi sehingga dapat diantisipasi agar tidak menimbulkan kerugian besar bagi organisasi.

Sebagai contoh organisasi atau perusahaan yang bergerak di bidang kuliner atau makanan. Harga bahan pangan sering kali fluktuatif. Untuk mengantisipasi lonjakan harga bahan baku, maka perusahaan dapat mengatasinya dengan menyediakan stok bahan lebih banyak atau lebih awal sebelum lonjakan harga terjadi.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian menjadi fungsi manajemen setelah perencanaan. Fungsi ini menggabungkan antara perencanaan dengan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. Seorang manajer akan menggunakan rencana yang telah disusun dan mengatur sumber daya yang ada untuk tugas yang tepat. Misalnya dalam mengatur keuangan, manajer perusahaan harus mampu memilih elemen atau perangkat serta orang yang tepat untuk melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan finansial. Sebab tugas seorang manajer adalah menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk merealisasikan perencanaan. Tak hanya itu, manajer juga harus merekrut, melatih, dan mengarahkan, sehingga dituntut untuk mampu memahami karakter dan keterampilan dari sumber daya manusia yang tepat untuk mengisi pekerjaan tertentu. Perlu diketahui bahwa sumber daya manusia yang berkualitas dan berkompeten menjadi fondasi dari kelancaran kegiatan usaha yang dijalankan.

Fungsi pengorganisasian tentu memiliki peran yang sangat penting. Sebab dengan fungsi ini, organisasi dapat menjamin pelaksanaan tugas di setiap divisi pekerjaan dapat berjalan secara produktif, efektif, dan efisien. Dengan pengorganisasian, manajer memastikan bahwa suatu pekerjaan dijalankan oleh orang yang tepat dengan metode atau perangkat yang tepat pula.

3. Kepegawaian (Staffing)

Fungsi manajemen yang ketiga adalah kepegawaian. Fungsi ini tak kalah penting dalam manajerial. Kepegawaian memiliki keterkaitan erat dengan pengorganisasian, di mana keduanya berfokus pada penyediaan staf yang sesuai untuk tugas tertentu. Kepegawaian bertujuan untuk memastikan bahwa setiap pekerjaan dalam operasional organisasi dilakukan oleh orang yang tepat, sehingga mampu mendukung tercapainya tujuan yang tepat ditetapkan.

Dalam kehidupan organisasi, keberadaan staf memiliki peranan yang sangat penting sebagai pelaksana dari tugas-tugas atau pekerjaan yang timbul dari kegiatan usaha organisasi. Sebab itu, jumlah staf harus proporsional dengan jumlah pekerjaan yang ada, sehingga mampu menunjang produktivitas kerja yang tinggi. Tak hanya dalam hal kuantitas atau jumlah, tetapi juga kualitas. Kualitas dan kuantitas staf yang memadai tentu akan mampu menunjang dan memperlancar proses pencapaian tujuan organisasi.

4. Pengarahan atau kepemimpinan (Directing/Leadership)

Staf yang memadai baik secara kualitas maupun kuantitas belum tentu mampu bekerja secara terarah pada upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh sebab itu, fungsi pengarahan di sini sangat dibutuhkan. Fungsi pengarahan berkaitan erat dengan leadership atau kepemimpinan, komunikasi, motivasi, dan pengawasan sehingga staf dapat melakukan pekerjaannya secara efektif dan efisien.

Kepemimpinan melibatkan pemberian instruksi kepada staf sekaligus pembimbingan. Untuk itu, komunikasi harus dilakukan secara terbuka dan berjalan dua arah, sehingga ada umpan balik di setiap instruksi. Bekerja dalam jangka waktu yang cukup lama tak jarang menimbulkan rasa jenuh, sehingga menurunkan semangat kerja. Untuk mengatasi hal ini, seorang pemimpin manajerial dituntut untuk mampu memotivasi staf atau tim kerjanya sehingga memicu tumbuhnya semangat yang dapat menghasilkan kinerja yang berkualitas.

Fungsi pengarahan atau kepemimpinan ini sangat penting dalam meningkatkan kekuatan sumber daya manusia dan melancarkan operasional organisasi. Dalam fungsi ini juga dipastikan bahwa seluruh elemen dalam organisasi mampu bekerja dengan baik. Fungsi pengarahan menjadi jembatan yang menghubungkan antara kebutuhan staf dengan organisasi.

5. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian menjadi fungsi manajemen yang terakhir. Fungsi ini memastikan keempat fungsi lainnya sudah berjalan pada track yang benar, yakni mengarah pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian merupakan proses pemeriksaan terhadap progres dari setiap aktivitas operasional yang dilakukan dalam organisasi. Dengan diterapkannya fungsi pengendalian, maka dapat diketahui jika terdapat penyimpangan atau ketidaksesuaian sehingga bisa segera diambil tindakan pencegahan agar tidak mengganggu upaya pencapaian tujuan organisasi.

Fungsi kontrol atau pengendalian mengharuskan pemimpin manajerial dapat memastikan bahwa berjalannya aktivitas organisasi telah mengarah pada tujuan yang ingin dicapai. Oleh sebab itu, perlu adanya standar bagi pemimpin manajerial sehingga dapat mengetahui secara jelas ukuran keberhasilan dan kegagalan. Tak heran jika fungsi pengendalian ini diikuti dengan evaluasi, di mana perlu adanya tolok ukur terhadap standar kinerja dan pengukuran kinerja secara aktual, sehingga dapat dilakukan koreksi atas segala penyimpangan atau ketidaksesuaian yang terjadi dalam proses pencapaian tujuan organisasi.

Dari kelima fungsi elemen manajemen tersebut, jelas bahwa masing-masing fungsi saling berkaitan satu sama lain. Artinya, penerapan fungsi manajemen tidak dapat dilakukan secara parsial tetapi harus menyeluruh guna tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Artikel Terkait

• Membandingkan Asuransi Mobil TLO VS All Risk, Apa Untung dan Ruginya?
• Apa Efek Resesi?
• Perbedaan Book Value dan Market Value
• Memahami Apa yang Dimaksud Fraud Triangle ‘Si Segitiga Penipuan’

Demikianlah artikel tentang fungsi elemen manajemen, semoga bermanfaat bagi Anda semua.