Kami menyediakan berbagai simulasi kredit, dari kredit mobil, kredit rumah, kpr, kartu kredit dan lain-lain. Simulasi pinjaman bisa juga dilakukan di sini.

Apa Itu Nota Debit?

Pengetahuan Umum,

#bisnis #nota debet

Dalam setiap transaksi jual beli baik barang maupun jasa, pemberian nota sebagai bukti terjadinya transaksi sudah lazim digunakan. Baik bagi penjual maupun pembeli, nota dapat berfungsi sebagai dokumen yang berisi informasi mengetahui jenis barang, kuantitas, dan total harga dari barang dan jasa yang dijual atau dibeli.

Bahkan, nota pembelian atau penjualan saat ini juga berfungsi sebagai ‘kartu garansi’ atas barang yang diperjualbelikan. Ketika barang yang dibeli konsumen mengalami kerusakan selama masa garansi yang diberikan dan masih menyimpan nota pembeliannya, maka barang tersebut bisa dikembalikan kepada penjual dan ditukar dengan yang baru.

Namun dalam dunia bisnis yang lebih kompleks, nota tak hanya sekadar digunakan untuk bukti penjualan atau pembelian saja. Nota dalam bisnis juga dapat digunakan untuk mengoreksi adanya perubahan harga dan jumlah barang, permintaan retur atau pengembalian akibat barang cacat atau masalah lain, serta kelebihan bayar oleh pelanggan. Nota dengan fungsi demikian dikenal dengan nota debet.

Apa itu nota debet?

Nota debet yang sering disebut juga dengan memo debet merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli ditujukan kepada penjual untuk meminta pengembalian dana atas kerusakan barang yang diterima, pembatalan pembelian, atau permasalahan lainnya. Secara sederhana dapat dipahami bahwa nota debet adalah dokumen yang berisi permintaan resmi dari pembeli kepada penjual untuk mengembalikan dana transaksi baik sebagian atau keseluruhan.

Nota debet berfungsi sebagai bukti untuk mendukung retur pembelian dalam pembukuan pembeli. Dalam hal pengembalian barang, pembeli mengeluarkan nota debet berdasarkan faktur, di mana catatan mencakup total kredit yang diantisipasi, inventaris atau item barang yang dikembalikan, dan alasan pengembaliannya.

Umumnya nota debet muncul atau dikeluarkan atas terjadinya transaksi jual beli secara kredit yang dilakukan oleh business to business (B2B). Artinya, barang atau jasa diberikan kepada pembeli oleh penjual sebelum faktur dibayarkan. Sebab itu, pembeli atau penjual dapat memasukkan nota debet atau nota kredit dalam catatan akuntansinya guna melacak jumlah yang harus dibayar atas transaksi jual beli yang telah terjadi.

Fungsi nota debet

Sebagai salah satu dokumen bisnis, nota debet tentu tak lepas dari urusan administrasi keuangan. Selain nota debet, ada juga nota kredit. Keduanya memiliki fungsi yang kurang lebih sama. Meski demikian, tetap saja ada perbedaan diantara keduanya. Secara umum, fungsi dari nota debet dalam transaksi bisnis sebagai berikut:

Pengurangan atas nilai utang dari penjual terkait dengan barang yang dikirimkan, sehingga menjadikan tagihan lebih rendah dari jumlah yang disepakati sebelumnya.
Permintaan koreksi atas harga barang atau jasa tertentu. Koreksi harga bisa saja terjadi ketika barang sudah tidak lagi tren, tidak laku, tingkat permintaan pasar rendah atau bahkan tinggi, serta masalah lain yang sudah disepakati bersama.
Permohonan koreksi mengenai jumlah barang yang telah disepakati. Sebagai contoh, adanya ketidaksesuaian jumlah barang yang dikirim dengan pesanan, sehingga pembeli menerima jumlah barang yang berbeda dari kesepakatan. Di sini, nota debet digunakan sebagai bukti yang dapat ditunjukkan kepada penjual saat terjadi penagihan, sehingga tidak menimbulkan konflik diantara kedua belah pihak.

Cara kerja nota debet

Perlu dipahami bahwa nota debet bukanlah faktur, dan fungsinya pun tidak sama dengan faktur. Oleh sebab itu, nota debet terpisah dari faktur karena dikeluarkan dalam format surat, yang bisa jadi tidak memerlukan pembayaran dengan segera. Nota debet digunakan untuk memberi tahu atau mengingatkan pembeli akan kewajiban utang yang akan datang, berdasarkan jumlah yang belum ditagih secara resmi.

Nota debet umumnya digunakan dalam transaksi bisnis ke bisnis. Pada transaksi bisnis ini, perpanjangan kredit menjadi hal yang biasa, di mana penjual atau pemasok mengirimkan barang ke perusahaan mitra selaku pembeli tanpa pembayaran di muka. Artinya, pembeli belum melakukan pembayaran meski telah menerima barang pesanannya.

Ketika pembayaran utang atas transaksi pembelian secara kredit akan jatuh tempo, penjual atau pemasok mengeluarkan surat berupa nota debet yang menginformasikan kepada pembeli bahwa penjual atau pemasok telah mendebet rekening pembeli.

Sebab, barang secara fisik telah berpindah tangan dari penjual ke pembeli, tetapi uang sebagai pembayaran atas transaksi tersebut belum berpindah tangan dari pembeli ke penjual. Di sini, penjual belum menerima uang secara fisik dari pembeli hingga faktur yang sebenarnya dikeluarkan. Meskipun demikian, transaksi tersebut telah dicatat dalam sistem akuntansi, untuk melacak persediaan yang dikirim dan pembayaran yang terutang.

Pihak yang mengeluarkan nota debet

Siapa pihak yang berhak untuk mengeluarkan nota debet? Nota debet sebagai surat atau dokumen bisnis dapat dikeluarkan baik oleh penjual atau pemasok maupun pembeli. Meski demikian, tujuan dari pengeluaran nota debet oleh pembeli berbeda dengan penjual.

Nota debet dari pembeli

Dalam transaksi bisnis, di mana Anda berperan sebagai pembeli, Anda bisa membeli barang atau jasa yang dibutuhkan dari penjual atau pemasok secara kredit, atau dengan menangguhkan pembayarannya selama jangka waktu tertentu yang telah disepakati bersama. Ketika Anda menerima kiriman barang dari penjual, ternyata ada barang-barang yang mengalami kerusakan, sehingga kualitas dan fungsinya turun, bahkan tidak dapat dimanfaatkan sama sekali.

Untuk meminimalisir kerugian, Anda bisa mengeluarkan nota debet yang menunjukkan adanya barang rusak ketika diterima, dan Anda mengklaim perubahan total harga barang yang harus dibayarkan kepada penjual. Selama alasan yang dikemukakan masuk akal dan dilengkapi dengan bukti-bukti, klaim pengembalian atau pengurangan biaya dapat dilakukan. Selain pengembalian barang, Anda sebagai pembeli juga bisa mengajukan pengembalian dana (refund) atas kelebihan yang ditagihkan.

Lantas kapan pembeli mengeluarkan nota debet? Nota debet umumnya dikeluarkan ketika pembeli menemukan adanya kerusakan pada barang-barang pesanan yang diterimanya dari penjual.

Nota debet dikirim kepada penjual beserta dengan barang-barang yang dikembalikan, di mana di dalamnya menjelaskan dengan terperinci alasan pengembalian barang tersebut. Dengan pengembalian barang, artinya penjual harus menyesuaikan fakturnya kepada pembeli, yakni mengurangi jumlah yang harus dibayar untuk penjualan barang sesuai dengan kuantitas yang diterima.

Nota debet dari penjual

Penjual mengeluarkan nota debet umumnya memiliki dua tujuan. Pertama, nota debet dikirimkan kepada pembeli sebagai pengingat jumlah yang harus dibayar untuk penjualan yang ditagih sebelumnya.

Sederhananya, nota debet pada tujuan ini hanyalah sebagai pengingat pembayaran tagihan yang jatuh tempo. Kedua, nota debet dikirimkan oleh penjual kepada pembeli ketika menemukan kebutuhan untuk mengubah faktur yang dikirimkan, merevisi total atau jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.

Artikel Terkait

Demikianlah artikel tentang apa itu nota debet, semoga bermanfaat bagi Anda semua.