Keuntungan dan Kerugian Knowledge Management

Knowledge management sering disebut sebagai teori pengelolaan pengetahuan yang sangat penting dan berguna bagi siapa saja yang menjalankan bisnis atau usaha. Knowledge management atau manajemen pengetahuan dapat diartikan sebagai sekumpulan alat, strategi, dan teknik untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, membagikan, dan meningkatkan informasi yang ada dalam sebuah organisasi.

Tujuan umum dari knowledge management adalah untuk meningkatkan efisiensi organisasi dan menyimpan pengetahuan di dalam perusahaan itu sendiri. Dengan adanya knowledge management, seluruh bagian organisasi diharapkan bisa menyerap wawasan dan pengetahuan mengenai bisnis atau operasi yang dijalankan secara lebih baik.

Konsep ini mulai diperkenalkan pada tahun 1990-an oleh para akademisi terutama Nonaka, Takeuchi, dan Davenport mengembangkan gagasan mengenai disiplin ilmu yang termasuk baru ini.

Artikel ini akan membahas keuntungan dan kerugian dari knowledge management, sekaligus hal-hal lain yang berkaitan dengan konsep tersebut.

Mengapa Knowledge Management Itu Penting?

Knowledge management sangat diperlukan oleh setiap perusahaan, baik itu yang masih berbentuk rintisan atau perusahaan yang sudah memiliki sistem rapi. Berikut ini merupakan beberapa alasan yang membuat knowledge management sangat penting.

1. Efisiensi proses pengambilan keputusan semakin meningkat. Proses pengambilan keputusan perusahaan menjadi semakin mudah dan efektif dengan knowledge management. Konsep ini memfasilitasi akses pendapat dan pengalaman yang berbeda, sehingga perspektif yang dihadirkan dalam proses pengambilan keputusan juga semakin beragam. Dengan demikian, keputusan yang diambil menjadi lebih efektif dan berdampak lebih baik pada perusahaan dan semua pihak yang berkepentingan.
2. Akses terhadap informasi dan pengetahuan menjadi lebih mudah. Adanya knowledge management dapat mempermudah pencarian informasi atau mencari seseorang yang memiliki informasi yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas setiap orang yang ada di perusahaan, sehingga para staf juga bisa bekerja dengan lebih baik.
3. Efisiensi tiap unit operasional menjadi lebih baik. Kemudahan dan kecepatan akses terhadap informasi baru kepada seluruh bagian organisasi membuat para pekerja bisa bekerja lebih cepat. Selain itu, teknologi kolaborasi sosial dapat memperbaiki kinerja perusahaan secara umum.
4. Penciptaan inovasi dan perubahan yang semakin cepat. Pembagian informasi pada seluruh elemen perusahaan sangat dibutuhkan agar inovasi dan perubahan bisa terjadi lebih cepat. Hal ini berdampak positif pada kemajuan perusahaan dan membantu perusahaan untuk mengejar perubahan dalan dunia bisnis yang sangat cepat.
5. Kepuasan pelanggan meningkat. Jika setiap orang dan bagian dalam perusahaan dapat membagikan informasi dengan cepat, maka nilai yang ditawarkan perusahaan pun menjadi lebih tinggi. Setiap insan dalam dalam perusahaan dapat memberikan jawaban yang cepat sehingga mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki produk atay layanan yang diberikan oleh perusahaan.

Elemen Utama Dalam Knowledge Management

Terdapat 4 elemen yang sangat penting dalam knowledge management, yaitu:

• Elemen yang paling dasar, memiliki sifat diskrit, tidak memiliki makna jika tidak diproses. Yang termasuk jenis data adalah kata, kode, angka, tabel, hingga basis data.
• Merupakan data yang sudah diproses, menghubungkan satu elemen dan yang lainnya sehingga memiliki makna. Informasi bisa berupa konsep, ide, gagasan, kalimat, paragraf, atau cerita sederhana.
• Sekumpulan informasi yang terorganisir tentang satu bidang khusus yang lebih mudah dipahami. Pengetahuan meliputi kerangka kerja konseptual, teori, fakta, cerita rumit, dan aksiom.
• Hasil terapan dari pengetahuan yang bisa dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. Misalnya seperti paradigma, buku, sistem, tradisi, prinsip, filosofi, dan kebenaran.

Tahapan Knowledge Management

Siklus dalam knowledge management bisa dibilang cukup sederhana karena hanya melibatkan 4 tahapan saja, yaitu:

1. Capturing. Meliputi pemasukan data, pemindaian data, wawancara, hingga brainstorming.
2. Meliputi pembuatan katalog, indeks, penyaringan, penghubungan, hingga coding data.
3. Meliputi kontekstualisasi, Kerjasama, kompresi, dan pembuatan proyeksi.
4. Meliputi pembagian dan peringatan data.

Jenis-Jenis Pengetahuan

Pengetahuan atau knowledge adalah aspek utama yang menjadi subyek dalam knowledge management. Secara umum, terdapat 2 jenis pengetahuan yang perlu diketahui:

1. Tacit (know-how). Pengetahuan ini masih berupa pemikiran yang ada dalam kepada manusia. Tacit tergolong sulit dipahami, dikomunikasikan, dan diterjemahkan ke dalam bentuk yang lain yang lebih terstruktur. Hal ini disebabkan tacit yang sumbernya berasal dari intuisi dan pengalaman pribadi serta konteks yang cenderung tidak menentu.
2. Explicit (know-what). Berbeda dengan tacit, explicit merupakan bentuk pengetahuan yang lebih mudah dipahami, dikomunikasikan, dan diterjemahkan ke dalam bentuk lain yang lebih terstruktur. Pengetahuan ini juga telah dipresentasikan dalam media tertentu sehingga bisa dikelola oleh Sistem Manajemen Pengetahuan.

Keuntungan Knowledge Management

Knowledge management adalah sebuah alat yang sangat penting bagi perusahaan maupun organisasi manapun yang ingin meningkatkan kemampuan para pekerja mereka. Berikut ini beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dari knowledge management.

1. Tempat kerja menjadi lebih efisien
2. Proses pembuatan keputusan menjadi lebih cepat dan lebih baik
3. Meningkatkan kolaborasi antar sesama pegawai yang ada di dalam perusahaan
4. Optimisasi pada proses pelatihan
5. Retensi dan kebahagiaan karyawan semakin meningkat karena peningkatan nilai pengetahuan, pelatihan, dan inovasi.

Secara keseluruhan, knowledge management membuat setiap proses dan kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan menjadi lebih efektif. Komunikasi antar karyawan dan atasan juga lebih baik kareta pembagian pengetahuan yang adil dan merata. Pada gilirannya, berbagai manfaat yang diberikan oleh knowledge management bisa membantu perusahaan dalam:

• Menciptakan produk-produk dan layanan yang lebih baik
• Mengembangkan strategi yang lebih jitu
• Meningkatkan keuntungan perusahaan
• Mengoptimalkan penggunaan skill dan keahlian yang sudah ada
• Meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas para staf
• Mengenali tren pasar lebih awal dan berada satu langkah di depan dibanding pada pesaing

Kolaborasi yang didasari oleh wawasan akan memberikan pandangan dan opini yang lebih beragam dari variasi pengalaman yang dapat diterapkan dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan didasarkan pada keahlian dan pengalaman kolektif.

Kerugian Knowledge Management

Dalam menerapkan knowledge management, perusahaan juga harus memahami kelemahan atau kerugian yang mungkin ditimbulkan. Beberapa tantangan yang muncul dari knowledge management antara lain adalah:

1. Kesulitan dalam menemukan cara yang efisien untuk mencatat pengetahuan bisnis
2. Segala informasi dan sumber terkait menjadi lebih mudah untuk ditemukan orang lain
3. Memotivasi orang-orang dalam perusahaan untuk membagi, menggunakan, dan mengaplikasikan pengetahuan yang ada menjadi sulit
4. Sulit menyelaraskan knowledge management dengan keseluruhan tujuan dan strategi bisnis
5. Memilih dan mengimplementasikan teknologi knowledge management menjadi tantangan tersendiri
6. Butuh waktu untuk mengintegrasikan knowledge management ke dalam proses dan sistem informasi yang sudah ada.

Kelemahan atau kekurangan lain dari knowledge management adalah adanya ketergantungan pada kontributor pengetahuan, menciptakan kebingungan di antara para manajer dan karyawan biasa, hingga pengelolaan informasi perusahaan yang kurang tepat.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, juga meminimalisir kerugian yang mungkin didapatkan perusahaan, berikut beberapa hal yang dapat dilakukan:

• Mengembangkan proses yang jelas untuk merekam, mencatat, dan membagikan pengetahuan bisnis
• Mendefinisikan konteks dan tujuan dari semua knowledge management yang dimiliki
• Menciptakan kultur pembagian pengetahuan dalam perusahaan antara manajemen dan karyawan
• Menetapkan tujuan dan strategi yang jelas untuk membantu perusahaan dalam memaksimalkan pengetahuan kolektif
• Pertimbangkan biaya, strategi, dan pelatihan yang diperlukan untuk semua sistem knowledge management baru
• Pertimbangkan strategi perubahan manajemen dalam memperkenalkan praktik knowledge management

Siklus Knowledge Management

Terdapat banyak versi tentang knowledge management atau management pengetahuan. Setiap peneliti mengemukakan siklus yang berbeda-beda mengenai konsep ini. Berikut adalah siklus knowledge management dalam buku Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice yang ditulis oleg Max Evans dan Natasha Ali.

• Identification (Identifikasi)

Pada tahapan ini, aset pengetahuan yang berupa dokumen fisik maupun elektronik dari sebuah organisasi mulai dimunculkan. Semua bukti baik itu implisit maupun eksplisit dicari tahu melalui brainstorming dan analisis bersama-sama dengan para anggota. Setelah semua aset pengetahuan berhasil dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis dan penilaian aset dengan berdasarkan aturan, budaya, dan kriteria evaluasi tertentu dalam sebuah organisasi.

• Create (Pembuatan Pengetahuan)

Informasi yang dianalisis pada tahap sebelumnya bisa dijadikan sebuah pengetahuan baru atau untuk memperbarui pengetahuan yang sudah ada. Pembuatan pengetahuan ini bisa dilakukan dengan cara pemetaan proses, analisis informasi, dan pembuatan prototipe. Penciptaan pengetahuan ini harus mengikuti panduan dan prinsip yang sama dengan Analisa dan nilai pengetahuan dalam tahap identifikasi.

• Store (Menyimpan)

Pengetahuan yang dianggap berharga oleh sebuah organisasi, semua pengetahuan yang telah dibuat dari disimpan sebagai sebuah komponen aktif dalam organisasi. Pengetahuan harus disimpan secara terstruktur. Namun hak tersebut memungkinkan pengetahuan untuk bisa diambil dan dimanipulasi. Untuk menghindari hal tersebut, hendaknya pengetahuan dibagikan secara efisien dalam lingkup internal organisasi.

• Share (Membagikan)

Pembagian pengetahuan bisa dilakukan dengan cara sosialisasi terhadap semua bagian yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ini merupakan tahap yang sangat krusial karena karyawan biasanya membutuhkan waktu untuk memproses dan menyerap pengetahuan tersebut. Sosialisasi pengetahuan dapat diwujudkan dalam bentuk program pelatihan dan bimbingan.

Kunci dari kesuksesan sosialisasi pengetahuan adalah jalur komunikasi yang baik sehingga bisa dipahami oleh semua karyawan yang berkepentingan. Hal ini erat kaitannya dengan kematangan sebuah organisasi. Semakin matang organisasi, maka semakin besar kemampuannya dalam menemukan media saluran pengetahuan yang efisien.

• Use (Menggunakan)

Tahap selanjutnya adalah penggunaan pengetahuan, dimana aset pengetahuan yang telah dibagikan bisa diterapkan oleh seluruh organisasi dalam pemecahan masalah, pembuatan keputusan, peningkatan efisiensi, hingga promosi pemikiran yang inovatif. Dalam hal ini, mungkin diperlukan bantuan dari seorang yang ahli untuk bisa menerapkan pengetahuan dengan baik dan efisien.

• Learn (Pembelajaran)

Aset pengetahuan yang sudah disusun dan dibagikan dapat digunakan sebagai dasar atau acuan untuk menemukan pengetahuan baru lainnya. Penggunaan pengetahuan pada akhirnya bisa memberikan pembelajaran tersendiri bagi karyawan yang menggunakannya dalam berbagai situasi yang relevan. Terdapat beberapa fase dalam pembelajaran yang meliputi integrasi, keterkaitan, penggabungan, dan internalisasi pengetahuan itu sendiri.

Jika aset pengetahuan dirasa cukup lengkap dan berharga, maka bisa dilanjutkan ke tahap penyempurnaan. Namun apabila pengetahuan dirasa kurang lengkap atau kurang cukup, maka pengetahuan tersebut bisa dikembalikan ke tahap identifikasi atau pembuatan pengetahuan di awal.

• Improve (Improve)

Seperti yang sudah disinggung pada tahap sebelumnya, pengetahuan yang sudah dirasa cukup dan memiliki nilai, maka dapat semakin disempurnakan lebih lanjut. Pengetahuan dapat dikemas kembali untuk direferensikan atau disimpan agar nilainya bisa dimanfaatkan secara efektif di masa depan nantinya.

Itulah informasi lengkap tentang knowledge management atau manajemen pengetahuan, terutama dari sisi keuntungan dan kerugiannya. Manajemen pengetahuan sangat penting dalam setiap organisasi atau perusahaan. Tidak hanya itu, pengelolaannya pun juga penting agar pengetahuan bisa dimanfaatkan secara efisien.

Artikel Terkait

• Untung Rugi Privatisasi
• Cara Membuat Bisnis Level Internasional
• Tentang Inflasi dan Cara Menghitungnya
• Apa itu Future Value Of Annuity?

Demikianlah artikel tentang keuntungan dan kerugian knowledge management, semoga bermanfaat bagi Anda semua.