Memahami Apa Itu Purchase Order
Purchase order adalah dokumen yang dikirim pembeli ke penjual untuk memesan barang dengan ketentuan tertentu. Untuk bisnis kecil, purchase order mungkin belum dibutuhkan. Tapi jika bisnis semakin besar, sistem penjualan dan penerimaan order bisa jadi lebih rumit dari sebelumnya.
Di saat inilah penting digunakan purchase order. Tujuannya tak lain layaknya ‘pemberi tahu’ dari pembeli kepada penjual bahwa pihaknya akan membeli barang apa saja sekaligus dengan jumlahnya.
Pengertian Purchase Order
Jadi apa itu sebenarnya purchase order? Purchase order atau yang sering disingkat dengan PO adalah dokumen yang secara hukum mengikat pembeli dan penjual, isinya berupa produk apa saja yang dibutuhkan pembeli, jumlah setiap produknya, dan syarat pembayaran, berikut detail pengiriman.
Mudahnya, dalam dunia belanja online PO bisa dianggap sebagai keranjang. Di dalamnya berisi berbagai produk yang pembeli inginkan dan jumlahnya. Pembelilah yang membuat PO dan dikirimkan kepada penjual sebagai pemberitahuan akan apa yang dibutuhkan. Penjual kemudian akan mereview terlebih dahulu, apakah akan menyanggupi PO yang dikirim pembeli atau tidak.
Misalnya, di dalam PO pembeli mensyaratkan produk dalam jumlah besar harus dikirim dalam jangka waktu satu minggu. Sementara penjual tidak memiliki stok dalam waktu satu minggu. Jika penjual tidak bisa menyanggupi, penjual biasanya akan menawarkan alternatif lain. Misalnya menawarkan jangka waktu yang lebih panjang. Tapi kalau tidak terjadi kesepakatan, maka PO bisa dibatalkan.
Lalu apakah PO yang sudah dibatalkan akan jadi masalah? Ini tergantung dari hubungan antara penjual dan pembeli. Jika tidak ada masalah, maka pembeli bisa saja membuat PO baru kembali di kemudian hari. PO yang dibatalkan pada umumnya terjadi karena keputusan kedua belah pihak. Tetapi bisa juga tingkat kepercayaan pembeli turun karena permintaanya dalam PO tidak dipenuhi.
Isi Purchase Order
Dalam sebuah PO, isinya bisa sangat kompleks. Tapi untuk bisnis yang sederhana, isinya bisa cukup simpel, yang penting semua info krusial terdapat di dalamnya. Dalam sebuah PO, pembeli harus mencamtumkan secara jelas hal-hal berikut ini:
- Nama pemesan (bisa individu atau perusahaan)
- Nomor telepon pemesan
- Alamat e-mail atau media sosial pemesan (jika dibutuhkan)
- Alamat pengiriman barang
- Alamat penagihan
- Tanggal pengiriman yang diharapkan
- Nama produk
- Jumlah produk
- Harga produk
- Cara pengiriman yang jadi preferensi utama
- Metode pembayaran yang jadi preferensi utama
- Syarat dan ketentuan transaksi
Sekilas isi PO mirip dengan invoice. Tapi ini jelas adalah dua hal yang sangat berbeda, meski tetap ada hubungannya juga. Apa bedanya? Cek ulasannya di bawah ini.
Apa Bedanya Purchase Order dan Invoice?
Sejak awal sudah disinggung bahwa purchase order dibuat oleh pembeli dan diperuntukkan bagi penjual. Sementara invoice adalah kebalikannya, dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Dari sini saja sudah jelas berbeda, walaupun memang info yang tertera di dalamnya hampir sama. Kedua bukti transaksi ini juga saling berhubungan.
Jadi, PO itu merupakan tahap awal. Pembeli membuat pesanan kepada penjual untuk dikirimkan barang tertentu dalam jumlah tertentu dengan beberapa syarat transaksi (metode pembayaran, kapan barang dikirim, metode pengiriman, kemungkinan potongan harga, dan lain sebagainya). Jika penjual menyanggupi, maka transaksi akan diproses sesuai dengan permintaan pembeli.
Di tanggal yang sudah ditentukan, penjual akan mengirimkan barang ke alamat pengiriman. Kemudian, pihak perwakilan penjual (biasanya supir atau kurir) akan menyerahkan invoice kepada perwakilan dari pembeli (biasanya pihak gudang). Invoice dianggap sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah dikirim sesuai dengan permintaan dan telah diterima.
Kelebihan Menggunakan Purchase Order dalam Bisnis
Di tahap awal sebuah bisnis yang masih berskala kecil mungkin tidak terlalu membutuhkan sistem PO. Tapi ini akan sangat membantu pembukuan seiring dengan semakin berkembangnya usaha. Sebenarnya apa saja keuntungan menggunakan purchase order?
- Mempercepat Waktu di Proses Pengadaan
Jika sebuah usaha sudah menggunakan sistem PO yang terintegrasi, maka semua tim yang berkepentingan akan selalu update dengan pesanan pembeli. Meski masih banyak yang harus entri data secara manual, tapi kini sudah ada banyak metode yang menggunakan cara otomatis. Selain itu, proses mengecek faktur juga akan lebih mudah dan cepat.
- Sistem PO Membuat Data Lebih Teratur
Tanpa adanya sistem PO yang baik, siapa pun akan kewalahan menangani order dalam jumlah banyak. Tapi dengan adanya sistem PO, data akan masuk lebih teratur. Jadi sangat memudahkan bagi sebuah usaha untuk mengecek pesanan yang tepat dari tiap pembeli.
- Lebih Mudah Mengecek dan Mengontrol Sistem Pembayaran
Setiap klien atau pembeli bisa saja punya kebiasaan membayar yang berbeda-beda. Kalau pembeli hanya sedikit, ini tak akan jadi masalah. Tapi kalau pembelinya banyak, tak mungkin rasanya kita mengingat satu-persatu. Dengan adanya PO, kita bisa dengan mudah mengecek metode pembayaran dari tiap pembeli.
- Bisa Digunakan Sebagai Salah Satu Pengontrol Budget
Meski pembayaran belum dilakukan, dari sistem PO kita bisa melihat kondisi keuangan perusahaan. Misalnya di bulan depan, seharusnya pembeli A, B, dan C sudah membayar dengan jumlah tertentu. Artinya pemasukan perusahaan diestimasikan akan bertambah. Dari pendapatan tersebut, kita bisa merencanakan aktivitas bulan depan dan mengontrol budget bulan ini serta bulan depan.
- Data Lebih Aman
Keuntungan ini terutama berlaku untuk yang sudah menggunakan sistem PO digital. Data yang berubah secara real time. Jadi lebih akurat dan risiko adanya kesalahan lebih sedikit. Meski begitu, sistem PO digital tetap harus dicek oleh sumber daya manusia juga.
Artikel Terkait
- Mengenal Spin Off serta Tahapan Pengurusannya
- Definisi Biaya Variabel dan Cara Menghitungnya
- Mengenal Sistem Ekonomi Pasar, Kelebihan dan Kekurangannya
- Contoh-contoh Biaya Overhead
Demikianlah artikel tentang memahami apa itu purchase order, semoga bermanfaat bagi Anda semua.