Review Aplikasi Trello
Perkembangan teknologi saat ini sudah semakin canggih. Hal ini berdampak positif pada pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang semakin mudah dan lancar. Sebagaimana diketahui bersama bahwa jenis pekerjaan saat ini semakin beragam dan juga kompleks. Suatu pekerjaan, bisa saja dilakukan oleh tim kerja yang anggotanya terpencar di berbagai daerah, yang bahkan diantara masing-masing anggota tim kerja tersebut tidak saling mengenal satu sama lain. Cukup aneh dan absurd, tapi hal ini nyata.
Bagaimana mungkin suatu pekerjaan atau proyek terselesaikan dengan baik apabila pengerjaannya dilakukan oleh tim kerja yang terpencar-pencar? Bisa saja. Prinsipnya, bekerja sesuai instruksi dan tetap saling berkoordinasi dan menjalin komunikasi. Jadi, anggota tim kerja yang tidak berada di tempat yang sama bukanlah kendala dalam proses pengerjaan suatu proyek atau pekerjaan. Bahkan, bagi seorang enterpreneur bahkan freelance sekalipun yang menerima lebih dari satu jenis proyek bisa juga menyelesaikan pekerjaannya dengan lebih mudah dan cepat.
Benar saja. Seiring dengan tuntutan pekerjaan yang semakin tinggi, di mana pekerjaan harus dilakukan dan diselesaikan dengan cepat dan cermat, kecanggihan teknologi mengambil peran di dalamnya. Hal ini ditunjukkan dengan banyaknya aplikasi yang dapat membantu koordinasi kerja sehingga mempermudah proses pengerjaan dan penyelesaiannya. Salah satunya adalah Trello.
Apa itu aplikasi Trello?
Trello merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang berfungsi sebagai alat kolaborasi yang mampu memberikan gambaran tentang sesuatu yang sedang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, dan progres pencapaian dari pekerjaan yang sedang dikerjakan. Aplikasi ini diluncurkan pertama kali pada acara TechCrunch pada September 2011.
Aplikasi Trello diperkenalkan kepada publik sebagai aplikasi yang mampu menyederhanakan kolaborasi proyek, sehingga pengerjaannya menjadi lebih menyenangkan. Sejak dirilis, pengguna aplikasi Trello semakin bertambah dari tahun ke tahun. Bahkan pada tahun 2019, aplikasi berbasis web Trello ini telah diadopsi oleh sebanyak 50 juta pengguna dari berbagai negara.
Sebagai aplikasi kolaborasi, Trello cukup mudah digunakan, bahkan bagi Anda yang masih awam sekalipun. Anda hanya cukup mempelajari sebentar untuk bisa mengadopsi dan memahami sistem kerja dalam Trello. Aplikasi ini bisa digunakan untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis. Ada banyak pekerjaan yang bisa dilakukan dan diselesaikan dengan menggunakan Trello. Sebut saja, manajemen properti, manajemen proyek perangkat lunak, papam buletin sekolah, perencanaan pelajaran, akuntansi, desain web, permainan, manajemen kantor hukum, manajemen proyek penulisan buku, dan lainnya. Uniknya, aplikasi ini begitu fleksibel dan mudah terintegrasi dengan sistem perusahaan atau layanan berbasis cloud computing seperti Google Drive, Dropbox, OneDrive, dan lainnya. Hal ini disebabkan aplikasi Trello memiliki kemampuan email-in, sehingga memungkinkannya terintegrasi dengan sistem atau layanan lain.
Cara kerja aplikasi Trello
Bingung dengan cara kerja aplikasi Trello? Tidak perlu. Aplikasi Trello bekerja berdasarkan sistem proyek dan manajemen tugas kanban. Apa itu kanban? Kanban adalah sebuah kata yang diambil dari bahasa Jepang yang dapat diartikan sebagai kartu, tanda, atau papan iklan.
Secara historis, cara kerja dengan sistem kanban ini dikembangkan oleh para insinyur Toyota untuk merampingkan proses produksi mereka. Pekerja lini di pabrik-pabrik Toyota menggunakan ‘kanban’ untuk memberi sinyal langkah-langkah dalam proses manufakturnya. Sistem kerja ini memungkinkan setiap karyawan untuk saling berkomunikasi dengan cepat menggunakan isyarat standar yang dipahami semua anggota tim kerja, sehingga dapat merampingkan alur kerja mereka.
Efektivitas sistem kerja kanban yang diterapkan tim Toyota inilah yang kemudian diadopsi ke dalam Trello. Aplikasi ini menggunakan papan, daftar, dan kartu yang menjadi elemen utamanya untuk membuat sistem visual manajemen proyek yang lebih sederhana. Ketiga elemen dasar tersebut menyediakan tata letak visual pekerjaan pengguna, sehingga memungkinkannya untuk mengambil keputusan dan tindakan atas pekerjaan tersebut.
- Papan (Board)
Papan atau board merupakan sebuah penanda pekerjaan atau proyek yang sedang dikerjakan. Anda dapat memberi tema pada papan sesuai dengan nama pekerjaan atau proyek yang sedang dalam proses pengerjaan. Tak hanya bisa digunakan untuk pekerjaan formal yang terkait dengan aktivitas bisnis, aplikasi Trello ini juga dapat digunakan untuk membantu mengorganisir tugas-tugas sekolah atau kuliah yang dikerjakan secara bersama-sama atau kelompok.
Satu hal yang menjadi keunikan dari papan Trello ini adalah pilihan warna dan tema yang bisa diaplikasikan pada setiap papan sebagai penanda untuk membedakan proyek-proyek atau tugas-tugas yang sedang dikerjakan.
- Daftar (List)
Elemen kedua dari Trello adalah daftar. Daftar merupakan media untuk membuat daftar langkah kerja atau tahapan yang perlu atau bahkan harus dilakukan guna menyelesaikan suatu proyek atau tugas. Bahkan Anda bisa membuat daftar sebanyak yang diinginkan untuk melacak ide, informasi, dan kemajuan dari papan proyek atau tugas yang ada.
Pada prinsipnya daftar adalah representasi kategori dalam papan. Ada tiga kategori yang sering digunakan untuk merepresentasikan tahap pengerjaan proyek atau tugas, yaitu To Do, Doing, dan Done. Dengan demikian, Anda bisa memonitor progres dari setiap proyek atau tugas yang sedang dikerjakan.
- Kartu (Card)
Kartu merepresentasikan satu elemen proyek atau pekerjaan, seperti tugas atau ide. Elemen ini bersifat cair, dalam arti bisa disusun ulanh dalam satu daftar atau dipindahkan dari daftar yang satu ke daftar yang lain. Kartu merupakan elemen Trello yang serba guna. Anda bisa menuliskan teks biasa atau mengisinya dengan check list, gambar, atau lampiran. Pada elemen ini, Anda juga bisa mengisinya dengan deskripsi atau informasi mengenai deadline atau batas akhir dari pengerjaan tugas tersebut.
Untuk membedakan tugas-tugas yang sedang atau masih dalam proses pengerjaan dengan tugas-tugas yang telah selesai dikerjakan, Anda bisa memberi warna kartu dengan menambahkan label. Contohnya warna hijau untuk kartu tugas yang sudah selesai atau warna merah untuk kartu tugas yang prioritas atau harus diselesaikan lebih dulu.
Fitur-fitur dalam aplikasi Trello
Aplikasi Trello bekerja dengan tiga elemen dasar berupa papan, daftar, dan kartu. Namun selain ketiga elemen dasar tersebut, Trello juga menawarkan berbagai fitur yang akan semakin memudahkan Anda dalam mengontrol penuh setiap proyek atau pekerjaan. Fitur-fitur dalam aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengatur alur kerja agar sesuai dengan gaya atau pola kerja yang diinginkan. Adapun fitur-fitur manajemen proyek dalam aplikasi Trello sebagai berikut.
- Beranda
Fitur beranda menunjukkan semua yang terjadi di papan pengguna, termasuk tanggal jatuh tempo, pemberitahuan kartu (dari anggota tim), dan segala tindakan yang dapat diambil untuk menyelesaikan proyek atau pekerjaan. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memperoleh gambaran mengenai semua proyek atau pekerjaan, sehingga Anda bisa memantau dan mengubah orientasi diri terhadap proyek atau pekerjaan yang sedang dalam proses pengerjaan setiap saat dengan lebih mudah.
- Kolaborasi tim
Sebagai alat kolaborasi, aplikasi Trello memiliki fitur kolaborasi tim. Fitur ini memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan jumlah anggota tim yang banyak bahkan tidak terbatas. Fitur ini menjadi salah satu fitur terbaik dari Trello.
Setiap papan yang merepresentasikan proyek atau pekerjaan memiliki set anggota yang dapat melihat dan membuat atau memindahkan kartu diantara daftar yang ada. Anda dapat mengatur visibilitas sehingga seluruh anggota tim bisa bergabung, atau hanya mengundang anggota tim tertentu saja untuk berkolaborasi sesuai dengan yang dibutuhkan.
Fitur kolaborasi tim ini begitu mendukung proses pengerjaan tugas. Sebab, Anda bisa mendelegasikan tugas dengan menugaskan anggota tim tertentu ke kartu. Tak hanya itu, seluruh anggota tim bisa mendiskusikan tugas-tugas tersebut pada bagian komentar kartu. Hal ini tentu saja mampu menciptakan kolaborasi yang solid diantara anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan suatu proyek atau pekerjaan. Selain itu, hal ini menunjukkan pula bahwa pengerjaan proyek dengan aplikasi Trello tak terbatas ruang dan waktu.
- Daftar periksa
Fitur daftar periksa pada Trello memungkinkan Anda untuk membuat sub-tugas dan langkah-langkah yang lebih detail di dalam kartu, yang dapat ditambahkan, diedit, atau dihapus sesuka hati. Sebagai contoh proyek penulisan buku yang terdiri dari beberapa bab. Anda dapat mengonversi daftar pustaka menjadi kartu dan menugaskan anggota tim lainnya ke item daftar periksa. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memecah proyek-proyek atau tugas yang besar menjadi langkah-langkah tindakan yang dapat dikelola.
- Label
Fitur label memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dan mengurutkan kartu dengan cara apapun sesuai yang diinginkan. Anda dapat menerapkan jumlah label yang tidak terbatas pada setiap kartu.
Caranya begitu mudah, Anda hanya perlu menggunakan warna label guna mengatur kartu atau memberi nama pada setiap label untuk menyaring tugas-tugas yang ada atau sedang dikerjakan. Dengan adanya fitur label, Anda bisa melihat kartu yang diinginkan untuk meningkatkan fokus dan produktivitasnya.
- Tanggal jatuh tempo
Dalam setiap pengerjaan proyek atau pekerjaan pastilah ada batas waktu yang disebut dengan deadline atau tenggat waktu atau tanggal jatuh tempo. Hal ini pun tak lepas dari perhatian Trello. Oleh sebab itu dalam pengembangan aplikasinya, terdapat fitur tanggal jatuh tempo yang membantu Anda untuk tetap berada di jalur sehingga dapat menyelesaikan proyek atau pekerjaannya tepat waktu.
Untuk mengoperasikan fitur ini, Anda hanya perlu memberikan tanggal jatuh tempo pada kartu. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir akan melewati tenggat waktu, karena akan mendapatkan pengingat 24 jam sebelumnya. Hal ini tentu dapat membantu Anda menyelesaikan tugas atau pekerjaannya tepat waktu.
Fitur jatuh tempo memiliki wujud visual, yang muncul sebagai lencana kecil pada kartu, yang akan mengalami perubahan warna seiring dengan semakin dekatnya dengan tanggal jatuh tempo.
-
- Abu-abu, artinya Anda memiliki lebih dari 24 jam untuk menyelesaikannya
- Kuning, artinya Anda memiliki 24 jam tersisa untuk menyelesaikannya
- Merah, artinya sudah waktunya
- Merah muda terang, artinya penyelesaian tugas sudah lewat batas waktunya
- Hijau, artinya penyelesaian tugas sudah lengkap
Dengan adanya indikasi warna pada fitur tanggal jatuh tempo, Anda bisa mengetahui tugas-tugas terpenting yang harus diprioritaskan dan diselesaikan terlebih dahulu dan tugas-tugas yang bisa ditunda atau menunggu untuk diselesaikan.
- Lampiran
Dalam mengerjakan suatu proyek atau pekerjaan, mungkin Anda menggunakan banyak sumber sebagai referensi. Sebagai bukti bahwa pekerjaan dikerjakan sesuai dengan data valid, maka referensi tersebut harus disimpan, bahkan tak jarang perlu disertakan sebagai lampiran. Anda tidak perlu khawatir, karena Trello memiliki fitur yang bisa mengatasi permasalahan tersebut, yaitu lampiran.
Fitur lampiran memungkinkan Anda untuk menyimpan semua sumber data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Anda dapat menarik file yang tersimpan di drive komputer, Google Drive, Dropbox, atau lokasi lainnya untuk disimpan dalam kartu sebagai lampiran.
Dengan adanya fitur lampiran, Anda tidak lagi repot bahkan kesulitan lagi untuk mencari dokumen di komputer atau lokasi lain yang tidak terorganisir dengan baik. Anda bisa jauh lebih mudah dan cepat untuk menemukan sumber data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan.
- Berlangganan
Satu lagi fitur Trello yang membantu memudahkan penyelesaian pekerjaan Anda, yaitu berlangganan. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menerima notifikasi atau pemberitahuan tentang segala sesuatu yang terjadi pada kartu. Untuk mengaktifkan fitur ini, Anda hanya perlu mengklik tombol berlangganan yang terdapat pada kartu.
Jika fitur berlangganan telah aktif, Anda akan mendapat notifikasi ketika anggota tim melakukan update terhadap pekerjaan. Misalnya menambahkan tanggal jatuh tempo, memindahkan kartu, mengubah langkah-langkah kerja, atau melakukan hal penting lainnya.
Fitur ini akan sangat bermanfaat bagi manajer proyek yang tidak secara aktif mengerjakan kartu, tetapi ingin tetap mengawasi dan memantau kemajuan dari setiap proyek yang direpresentasikan pada kartu-kartu secara real-time.
Artikel Terkait
Demikianlah artikel tentang review aplikasi Trello, semoga bermanfaat bagi Anda semua.
