Apa Itu SOP? (Standard Operating Procedure)
Dengan adanya SOP di dalam sebuah perusahaan akan membantu membimbing karyawan baru maupun karyawan lama untuk menyelesaikan tugas rutin. SOP juga dapat menjaga konsistensi dan kualitas perusahaan selama masa operasi perusahaan.
Pada intinya, keberadaan SOP pada perusahaan sangat krusial. Sayangnya masih ada yang tidak mengenal betul apa itu SOP dan bagaimana cara membuatnya. Karena itu, mari kita bahas segala hal yang harus kita tahu tentang SOP dan bagaimana caranya menyusun SOP dengan baik.
Memahami SOP Lebih Dalam
Jadi apa itu SOP? SOP adalah singkatan dalam bahasa Inggris, Standard Operating Procedure, atau dalam bahasa Indonesianya adalah prosedur operasi standar. SOP adalah seperangkat instruksi yang disusun oleh organisasi, isinya berupa langkah demi langkah untuk membantu karyawan menjalankan operasi rutin.
Tujuan dibuatnya SOP adalah untuk mencapai hasil kerja yang berkualitas, efisiensi kerja, dan keseragaman dalam bekerja. SOP dalam pekerjaan juga dapat mengurangi terjadinya kegagalan komunikasi antara sesama karyawan maupun antara karyawan dengan atasan. Dengan mematuhi SOP, kegagalan produksi dan kegagalan kerja lainnya bisa diperkecil risikonya.
SOP dalam Dunia Militer
Dalam dunia militer, misalnya di Amerika Serikat dan Inggris, sering kali digunakan kata “standing” untuk menggantikan kata “standard” dalam SOP. Hal ini dilakukan karena SOP militer merujuk pada prosedur unik setiap unit militer.
Jadi hal yang menjadi standar bagi sebuah unit, belum tentu menjadi standar di unit yang lain. Kata “standar” berimplikasi semua unit harus menggunakan prosedur yang sama.
Apa yang Bisa Didapat dari SOP?
Sebuah SOP mendefinisikan praktik yang diharapkan dari sebuah bisnis di mana ada standar kualitas. SOP sangat penting untuk bisnis dalam berbagai skala, besar maupun kecil. SOP adalah peraturan, prosedur, dan standar yang dibutuhkan dalam operasional, pemasaran, dan disiplin administrasi sebuah perusahaan.
Dengan SOP, maka beberapa hal di bawah ini bisa tercapai:
- Efisiensi kerja dan profitabilitas
- Konsistensi kerja dan keandalan dalam hal produksi serta layanan terhadap konsumen
- Risiko terjadinya kesalahan kerja di semua area bisa dikurangi
- Bisa menjadi cara untuk menyelesaikan konflik dengan mitra
- Membantu menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman, meski terjadi kompetisi
- Menjadi dasar perlindungan bagi karyawan dari segi potensi, tanggung jawab, dan masalah pribadi
- Sebagai solusi dalam menyelesaikan masalah
- Membantu fokus dalam menyelesaikan masalah
- Garis pertahanan pertama dalam inspeksi dari area apa pun, baik oleh badan pengawas maupun mitra kerja, calon mitra, klien, dan lain-lain
- SOP bisa menjadi nilai tambah bagi bisnis jika akan dijual di kemudian hari, karena perusahaan yang memiliki SOP jelas lebih bernilai dibandingkan yang tidak memilikinya.
Dengan begitu banyak hal yang bisa diraih melalui SOP, maka tidak salah bila hampir pasti SOP selalu ada dalam setiap kegiatan.
Contoh SOP pada Berbagai Divisi dalam Perusahaan
Membuat SOP dalam perusahaan pada dasarnya adalah mendokumentasikan semua proses kerja dalam perusahaan secara sistematis. Karena itu, SOP tiap perusahaan bisa berbeda-beda. Setiap bisnis punya pasar yang unik, setiap pemimpin punya gaya kepemimpinannya sendiri. Di bawah ini adalah contoh beberapa SOP yang banyak digunakan. Apa saja yang diatur dalam SOP setiap divisi?
- Produksi dan Operasional
Pada bagian ini, SOP biasanya mengatur: langkah produksi, perawatan peralatan produksi, prosedur pemeriksaan hingga pelatihan bagi karyawan baru
- Keuangan dan Administrasi
Biasanya yang diatur antara lain: akun penerimaan – nota dan proses pengumpulan. Bisa juga akun pembayaran – memaksimalkan arus kas sambil berusaha membayar semua tagihan dengan tepat waktu.
- Marketing, Penjualan dan Layanan Pelanggan
Mengatur hal yang berkaitan dengan: Persetujuan komunikasi eksternal seperti perilisan pres, media sosial, iklan, dan lain sebaginya, Persiapan strategi penjualan, Layanan pengiriman barang, termasuk mengatasi respons konsumen, Jaminan, garansi, dan aturan mengenai pengembalian dana serta Solusi untuk keluhan konsumen, cara menanggapi komentar dan saran konsumen.
- Personalia
Mengatur tentang: deskripsi pekerjaan setiap posisi karyawan, orientasi dan pelatihan karyawan, disiplin bagi karyawan, penggunaan internet dan media sosial untuk kepentingan perusahaan.
- Hukum
Mengatur: privasi – aturan mengenai privasi ini penting dibuat. Dengan begitu, karyawan akan tahu prosedur mengenai apa sana informasi yang bisa dikumpulkan dan apa alasannya, bagaimana info ini akan diolah dan berapa lama waktu yang tepat untuk menyimpan info tersebut dalam file. Prosedur yang berkaitan dengan privasi dapat memastikan bahwa karyawan hanya menanyakan info yang mereka butuhkan saja dalam menyelesaikan pekerjaan.
Bisa juga mengatur: akses – memiliki lokasi yang mudah diakses, dengan layanan dan perlengkapan yang baik adalah kewajiban yang harus dipenuhi perusahaan bagi karyawan.
Tips Membuat SOP
Ada beberapa tips membuat SOP bagi perusahaan baru atau yang belum memiliki SOP. Ikuti beberapa langkah berikut ini untuk membuat SOP yang tepat:
- Buat SOP sebelum perusahaan dibuka
- Lakukan review terhadap SOP setidaknya setahun sekali
- Tingkatkan prosedur dalam penggunaan bahasa, gaya, dan format yang terbaik bagi perkembangan perusahaan (dalam proses ini, pengetahuan akan perusahaan sangat krusial)
- Tuliskan SOP dalam bahasa yang jelas dan lugas agar bisa mudah dimengerti, dengan begitu semua proses dan aktivitas yang diatur bisa berjalan seperti yang diharapkan
- SOP harus mengandung langkah-langkah yang detail serta informasi yang memadai
- Buat kinerja yang konsisten agar menciptakan prosedur yang lebih praktis
- Membuat SOP tertulis yang bisa diakses oleh karyawan maupun badan pengawas
- Sebelum diresmikan dan digunakan, draft SOP harus diuji coba terlebih dahulu untuk mengetes efisiensinya
- Semakin banyak pembuat keputusan, karyawan, dan semakin besar sebuah bisnis, maka SOP pun akan semakin banyak. Inilah gunanya SOP direview setiap tahun, karena mungkin saja ada yang harus ditambah atau justru dihilangkan, agar perusahaan bisa berjalan lebih baik dan lebih berkembang.
Setelah memahami dengan baik apa itu SOP sesuai dengan hal-hal di atas, wajar jika keberadaannya sangat penting.
Artikel Terkait
- Apa Itu Dapps?
- Market Cap (Kapitalisasi Pasar) dalam Cryptocurrency
- Apa Itu Cryptoart?
- Apa Itu NFT (Non Fungible Tokens)?
Demikianlah artikel tentang apa itu SOP (Standard Operating Procedure), semoga bermanfaat bagi Anda semua.