Contoh Surat Peringatan / Teguran kepada Kontraktor

Surat peringatan kontraktor atau kadang disebut surat teguran kontraktor adalah surat resmi yang diberikan kepada kontraktor yang tidak menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadwal atau kualitas yang disepakati.

Surat peringatan kontraktor bertujuan untuk memberitahu kontraktor tentang kesalahan yang telah dilakukan dan meminta kontraktor untuk segera memperbaiki atau menyelesaikan pekerjaan.

Format Surat Peringatan Kontraktor

Format surat peringatan kontraktor biasanya berisi nomor, tanggal, lampiran, perihal, alamat kontraktor, isi teguran, dan tanda tangan pengirim.

Isi teguran biasanya mencantumkan nama paket pekerjaan, nomor dan tanggal SPMK, persentase keterlambatan pekerjaan, alasan keterlambatan pekerjaan, dan instruksi untuk memperbaiki atau menyelesaikan pekerjaan.

Surat peringatan kontraktor sebaiknya disertai dengan bukti-bukti yang mendukung adanya keterlambatan pekerjaan, seperti laporan tinjauan lapangan, foto-foto kondisi pekerjaan, atau surat-surat pengaduan dari pihak-pihak terkait.

Bukti-bukti di atas digunakan untuk meyakinkan kontraktor bahwa pekerjaan mereka memang terlambat dari jadwal yang seharusnya.

Template Surat Peringatan Kontraktor

[Yth. Nama Kontraktor]
[Alamat Kontraktor]
[No. Telepon]

Perihal: Surat Peringatan Kontraktor

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin memberikan peringatan kepada Anda sebagai kontraktor yang bekerja dengan perusahaan kami.

Peringatan ini diberikan berdasarkan adanya beberapa masalah dan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan pekerjaan kontrak yang telah disepakati sebelumnya.

Kami berharap agar permasalahan ini dapat segera diselesaikan demi kelancaran proyek dan hubungan kerja yang baik antara kedua belah pihak.

Berikut adalah rincian masalah yang telah terjadi:

[Deskripsi masalah pertama]
[Rincian tambahan]

[Deskripsi masalah kedua]
[Rincian tambahan]

[Deskripsi masalah ketiga]
[Rincian tambahan]

Kami mengharapkan agar Anda dapat memperhatikan dan mengatasi masalah-masalah tersebut dengan segera. Mohon untuk menyusun rencana tindakan perbaikan yang jelas dan merinci langkah-langkah yang akan diambil untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak yang telah ditetapkan.

Selain itu, kami juga menegaskan pentingnya menjaga komunikasi yang efektif dan terbuka antara Anda dan tim kami. Mohon agar Anda menyediakan kontak yang dapat dihubungi dengan mudah untuk memastikan koordinasi yang baik dan pertukaran informasi yang tepat waktu.

Harap diperhatikan bahwa surat peringatan ini merupakan langkah awal dari pihak kami untuk mengatasi permasalahan yang ada. Jika tidak ada perbaikan yang signifikan atau tidak adanya tindakan yang diambil dalam waktu yang ditentukan, kami akan mengambil langkah-langkah lebih lanjut yang bisa termasuk pengakhiran kontrak atau tuntutan hukum.

Kami berharap agar masalah ini dapat diselesaikan dengan baik dan hubungan kerja antara kedua belah pihak dapat dipulihkan. Kami menaruh kepercayaan penuh kepada Anda untuk melakukan perbaikan yang diperlukan.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Anda dalam penyelesaian masalah ini.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]

Contoh Surat Peringatan Kontraktor

Nomor: 001/SPK/PT.XYZ/VI/2023
Tanggal: 10 Juni 2023
Lampiran: 1 berkas Perihal: Teguran I (Keterlambatan Pekerjaan) Terhadap Paket Pekerjaan Pembangunan Gedung Kantor PT. XYZ

Kepada Yth, Bapak Direktur CV. DEF Jl. GHI No. 456 Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan telah dimulainya Paket Pekerjaan Pembangunan Gedung Kantor PT. XYZ, yang dilaksanakan oleh CV. DEF dengan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) Nomor: 002/SPMK/PT.XYZ/V/2023 Tanggal 15 Mei 2023, maka dengan ini berdasarkan laporan yang kami terima pada tanggal 9 Juni 2023 terjadinya keterlambatan pekerjaan sampai sebesar 15 persen (minus) (Berdasarkan Tinjauan Lapangan).

Dan menurut pengamatan kami di lapangan keterlambatan tersebut disebabkan oleh:

* Kurangnya tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan

* Kurangnya bahan material yang sesuai dengan spesifikasi teknis

* Kurangnya peralatan yang sesuai dengan standar kualitas

Selanjutnya kami instruksikan kepada kontraktor agar segera memacu pekerjaan untuk mengejar keterlambatan pekerjaan tersebut.

Demikianlah disampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur PT. XYZ

Contoh Surat Teguran kepada Kontraktor

Kepada Yth. Bapak/Ibu (Nama Kontraktor)
PT. (Nama Perusahaan Kontraktor)

Perihal: Teguran atas Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan

Dengan hormat,

Berdasarkan kontrak kerja sama antara PT. Perusahaan Anda dengan PT. (Nama Perusahaan Kontraktor) tertanggal (tanggal kontrak) tentang pengerjaan (jenis pekerjaan) di (lokasi pekerjaan). Sesuai jadwal yang telah disepakati, pekerjaan tersebut seharusnya selesai pada tanggal (tanggal deadline).

Sayangnya, hingga saat ini pekerjaan tersebut belum selesai tepat waktu sesuai jadwal yang telah disepakati. Hal ini tentunya menimbulkan kerugian bagi Perusahaan kami.

Oleh karena itu, kami mengingatkan Bapak/Ibu untuk segera menyelesaikan pekerjaan tersebut sesuai jadwal yang telah disepakati dan kami berharap agar tidak terjadi penundaan lebih lanjut. Kami menunggu komitmen Bapak/Ibu untuk menyelesaikan pekerjaan ini sesuai jadwal.

Demikian surat teguran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

(Nama)

Contoh Surat Peringatan Pertama kepada Kontraktor atas Keterlambatan Pekerjaan

[Yth. Nama Kontraktor]
[Alamat Kontraktor]
[No. Telepon]

Perihal: Surat Peringatan Keterlambatan Pekerjaan

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin memberikan peringatan kepada Anda sebagai kontraktor yang bekerja dengan perusahaan kami. Peringatan ini diberikan karena adanya keterlambatan dalam pelaksanaan pekerjaan kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Kami mengingatkan pentingnya mematuhi deadline yang telah ditetapkan untuk menjaga kelancaran proyek.

Sebagaimana yang telah disepakati dalam kontrak, deadline yang ditetapkan untuk penyelesaian pekerjaan adalah pada tanggal [tanggal deadline]. Namun, hingga saat ini kami belum menerima laporan kemajuan yang memadai dan terdapat indikasi bahwa pekerjaan belum berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Kami memahami bahwa dalam proyek konstruksi mungkin terjadi tantangan dan kendala yang tidak terduga. Namun, kami menekankan pentingnya komunikasi yang baik dan tindakan yang cepat untuk mengatasi keterlambatan tersebut. Kami meminta agar Anda segera menyusun rencana perbaikan yang jelas dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Kami menyoroti urgensi dari situasi ini dan meminta agar Anda segera mengambil tindakan yang tepat. Keterlambatan ini berpotensi mempengaruhi kelancaran proyek secara keseluruhan dan dapat memiliki konsekuensi serius bagi semua pihak yang terlibat.

Harap diperhatikan bahwa surat peringatan ini merupakan langkah pertama dalam penyelesaian masalah ini. Kami berharap agar Anda memperhatikan peringatan ini dengan serius dan segera mengambil tindakan yang diperlukan. Jika tidak ada perbaikan yang signifikan atau tidak adanya tindakan yang diambil dalam waktu yang ditentukan, kami akan mempertimbangkan langkah-langkah lebih lanjut yang sesuai dengan ketentuan kontrak.

Kami menghargai kerjasama Anda dalam menyelesaikan masalah ini dengan segera. Harap sampaikan kepada kami rencana tindakan perbaikan yang akan Anda lakukan dalam waktu [waktu yang ditentukan, misalnya 7 hari] sejak tanggal surat ini. Kami berharap agar masalah ini dapat diselesaikan dengan baik dan proyek dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Anda dalam penyelesaian masalah ini.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]

Contoh Surat Peringatan Terakhir kepada Perusahaan

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur PT. XYZ
di Tempat

Perihal: Surat Peringatan II atas Keterlambatan Pekerjaan Pembangunan Gedung ABC

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat peringatan I yang telah kami sampaikan pada tanggal 1 Juli 2023, kami kembali mengingatkan bahwa pekerjaan pembangunan gedung ABC yang dikerjakan oleh PT. XYZ masih belum menunjukkan peningkatan yang signifikan.

Berdasarkan laporan kemajuan pekerjaan per tanggal 31 Juli 2023, baru tercapai 50% dari total pekerjaan, padahal seharusnya sudah mencapai 80%. Keterlambatan ini sangat merugikan kami sebagai pemberi tugas, karena dapat mengganggu rencana penggunaan gedung ABC untuk kegiatan operasional kami.

Oleh karena itu, kami memberikan surat peringatan ini sebagai teguran terakhir agar PT. XYZ segera memperbaiki kinerjanya dan menyelesaikan pekerjaan pembangunan gedung ABC sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Apabila dalam waktu 30 hari sejak surat ini diterima, PT. XYZ tidak dapat menyelesaikan pekerjaannya, kami berhak untuk memberikan sanksi sesuai dengan ketentuan kontrak, yaitu denda keterlambatan sebesar 0,2% dari nilai kontrak per hari atau pemutusan kontrak.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami harap PT. XYZ dapat memahami maksud dan tujuan kami dalam memberikan surat peringatan ini dan dapat bekerja sama dengan baik untuk menyelesaikan pekerjaan pembangunan gedung ABC sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Hormat kami,

(Nama)

Surat Teguran Ketiga kepada Kontraktor atas Kinerja yang Kurang Bagus

Kepada Yth,

Bapak/Ibu Direktur [Nama Kontraktor]

Perihal: Surat Teguran Ketiga atas Kinerja Kontraktor

Dalam rangka menyelesaikan proyek [nama proyek], kami telah memberikan beberapa teguran sebelumnya mengenai kinerja yang kurang memuaskan dari pihak kontraktor. Namun, hingga saat ini, kami belum melihat adanya perbaikan ataupun tindakan yang signifikan dari pihak kontraktor.

Kami kembali memberikan teguran kepada Bapak/Ibu sebagai surat teguran ketiga. Kami menekankan bahwa kinerja dari pihak kontraktor masih belum memenuhi standar yang dibutuhkan dan telah memengaruhi keseluruhan progress proyek, terutama dalam urusan kualitas dan waktu pelaksanaan.

Kami sangat mengharapkan adanya tindakan yang segera dari pihak kontraktor. Silakan melakukan evaluasi dan perbaikan secara menyeluruh mulai dari sumber masalah, termasuk koordinasi dengan pihak-pihak terkait. Jika tidak ada tindakan dalam waktu satu minggu sejak tanggal surat ini diberikan, maka pihak kami akan mengambil tindakan lain yang lebih tegas.

Kami berharap bahwa Bapak/Ibu dapat memperbaiki kinerjanya dan menyediakan layanan yang memuaskan dalam proyek ini dan di masa depan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

[Nama]

Contoh Surat Teguran PPK kepada Kontraktor

Kepada Yth.
Bapak/Ibu (Nama Kontraktor)
PT. (Nama Perusahaan Kontraktor)

Perihal : Teguran atas Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan

Dengan hormat,

Saya mewakili PT. Perusahaan Anda sebagai penanggung jawab proyek (PPK) berdasarkan kontrak kerja sama antara kedua perusahaan tertanggal (tanggal kontrak) tentang pengerjaan (jenis pekerjaan).

Kami menyadari bahwa proyek ini belum selesai sesuai jadwal yang ditetapkan yaitu pada tanggal (tanggal deadline). Hal ini tentu saja menimbulkan kerugian bagi Perusahaan kami baik secara finansial maupun reputasi.

Oleh karena itu, saya mengingatkan Bapak/Ibu sebagai kontraktor untuk segera menyelesaikan pekerjaan ini tanpa penundaan lebih lanjut. Kami menunggu komitmen Bapak/Ibu untuk mempercepat proses konstruksi dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Mohon kerja sama dan komitmen Bapak/Ibu untuk memenuhi tanggung jawab sesuai kontrak yang disepakati.

Hormat Saya,

[Nama]

Contoh Surat Teguran Konsultan Pengawas kepada Kontraktor

Kepada

[Yth. Nama Kontraktor]
[Alamat Kontraktor]
[No. Telepon]

Perihal: Surat Teguran Konsultan Pengawas

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami sebagai konsultan pengawas yang bertugas untuk proyek [nama proyek] ingin memberikan teguran kepada Anda sebagai kontraktor yang bekerja dalam proyek tersebut. Teguran ini diberikan berdasarkan beberapa masalah yang teridentifikasi dalam pelaksanaan pekerjaan, yang melanggar persyaratan kontrak dan standar yang telah ditetapkan.

Kami ingin menyoroti beberapa permasalahan yang telah terjadi:

[Deskripsi masalah pertama]
[Rincian tambahan]

[Deskripsi masalah kedua]
[Rincian tambahan]

[Deskripsi masalah ketiga]
[Rincian tambahan]

Kami menekankan pentingnya mematuhi persyaratan kontrak, mengikuti petunjuk yang diberikan, dan menjaga kualitas pekerjaan. Sebagai kontraktor, Anda memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan standar yang ditetapkan, serta untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proyek ini mematuhi peraturan keselamatan dan lingkungan yang berlaku.

Tindakan-tindakan yang tidak memadai dalam memperbaiki masalah yang telah disoroti dapat berdampak negatif pada proyek secara keseluruhan, termasuk penundaan penyelesaian proyek, peningkatan biaya, dan penurunan kepercayaan dari pihak lain yang terlibat dalam proyek ini.

Kami mengharapkan agar Anda segera mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk mengatasi masalah-masalah yang telah disebutkan di atas. Mohon untuk menyusun rencana tindakan yang jelas dan merinci langkah-langkah yang akan diambil dalam waktu yang ditentukan. Kami juga menyarankan agar Anda meningkatkan komunikasi dengan tim pengawas kami untuk memastikan pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan kontrak dan harapan kami sebagai pemilik proyek.

Harap diperhatikan bahwa surat teguran ini adalah langkah serius dalam menegakkan standar yang telah ditetapkan untuk proyek ini. Jika tidak ada perbaikan yang signifikan atau tidak adanya tindakan yang diambil dalam waktu yang ditentukan, kami akan melaporkan masalah ini kepada pihak berwenang terkait dan mempertimbangkan langkah-langkah lebih lanjut sesuai dengan ketentuan kontrak.

Kami berharap agar Anda mengambil teguran ini dengan serius dan segera mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Kerjasama Anda dalam menyelesaikan masalah ini sangat diharapkan.

Demikian surat teguran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Anda dalam penyelesaian masalah ini.

Hormat Kami,

[Nama Pengirim]

Contoh Surat Percepatan Pekerjaan

Yth. Bapak/Ibu (Nama Kontraktor)
PT. (Nama Perusahaan Kontraktor)

Perihal : Permohonan Percepatan Pengerjaan Proyek

Dengan hormat,

Berdasarkan kontrak kerja sama antara PT. Perusahaan Anda dengan PT. (Nama Perusahaan Kontraktor) tertanggal (tanggal kontrak) tentang pengerjaan (jenis pekerjaan) di (lokasi pekerjaan). Sesuai jadwal yang telah disepakati, pekerjaan tersebut seharusnya selesai pada tanggal (tanggal deadline).

Kami sampaikan permintaan agar pengerjaan proyek ini dapat dipercepat, mengingat adanya beberapa pertimbangan sebagai berikut:

Kebutuhan akan fasilitas tersebut yang mendesak.
Keterlambatan dapat menimbulkan kerugian yang lebih besar bagi Perusahaan kami.

Oleh karena itu, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mempercepat pengerjaan proyek agar dapat selesai tepat waktu sesuai jadwal. Kami siap bekerja sama untuk mendukung percepatan pengerjaan tersebut.

Demikian permintaan percepatan pekerjaan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
(Nama)