Cara Membuat Action Plan

Setiap harinya, manusia pasti memiliki pekerjaan atau sesuatu yang harus diselesaikan. Apapun profesi yang dimiliki, manusia pasti memiliki tanggung jawab yang harus dipenuhi. Mungkin terkadang beberapa pekerjaan ini semudah mengirim email, mencetak file, atau bahkan membeli makanan untuk hewan peliharaan. Namun, dengan banyaknya hal yang harus dilakukan, terkadang akan ada satu atau dua hal yang terlewat.

Hal ini tentu harus diperbaiki agar tidak menimbulkan masalah ke depannya. Berbagai tujuan besar yang kita miliki di masa depan dimulai dari mengerjakan tugas harian. Apa yang kita lakukan dan biasakan untuk kerjakan setiap harinya akan berpengaruh terhadap masa depan dan pencapaian tujuan.

Terkadang, manusia memang memiliki tujuan atau cita-cita yang hebat untuk masa depan mereka. Hal ini bagus, karena langkah pertama dalam mewujudkan cita-cita yaitu memiliki pandangan yang jelas mengenai cita-cita yang akan dicapai itu sendiri. Namun, beberapa orang tidak bisa mewujudkannya karena mereka gagal dalam menentukan langkah-langkah yang harus diambil.

Supaya bisa mewujudkan berbagai tujuan dan target sehari-hari, penting untuk membuat Action Plan. Action Plan merupakan alat bantu yang dapat memudahkan untuk mengatur tujuan dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengertian Action Plan

Action Plan merupakan deskripsi dari cara-cara yang harus ditempuh untuk mencapai tujuan. Action Plan ini bisa berguna sebagai panduan tentang langkah-langkah apa saja yang harus diambil, bagaimana caranya, dan kapan harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam mengerjakan suatu tugas atau proyek, baik sebagai individu maupun kelompok, Action Plan merupakan salah satu alat bantu yang penting. Action Plan berisi panduan dan pembagian kerja serta timeline yang jelas. Hal ini akan menjadi panduan yang berharga dalam mencapai tujuan. Selain itu, Anda juga bisa memantau sejauh mana Anda bekerja untuk mewujudkan tujuan tersebut.

Pentingnya Membuat Action Plan

Membuat Action Plan memang sangat penting dalam kehidupan. Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa didapat dari membuat Action Plan:

1. Action Plan dapat menjadi panduan mengenai arahan pekerjaan yang harus dilakukan

Salah satu manfaat paling penting dari Action Plan yaitu Action Plan dapat menjadi panduan mengenai arahan pekerjaan yang harus dilakukan. Terkadang, manusia memang merasa lebih mudah untuk bermimpi dan menentukan tujuan. Namun, mereka kebingungan mengenai apa saja yang harus dikerjakan untuk mewujudkan hal tersebut.

Untuk mengatasi kebingungan ini, sebaiknya Action Plan dibuat. Action Plan berisi berbagai langkah pekerjaan yang harus dilakukan, kapan pekerjaan tersebut harus selesai, atau apa saja yang dibutuhkan. Hal ini akan menjadi panduan yang jelas sehingga Anda tidak perlu bingung lagi saat dihadapkan dengan suatu tujuan.

2. Action Plan membantu untuk lebih fokus pada pekerjaan dan tujuan

Manfaat lain yang bisa didapat dari membuat Action Plan yaitu menjadi lebih fokus pada pekerjaan dan tujuan. Dengan membuat Action Plan, Anda akan tahu tugas-tugas yang dipunyai. Hal ini tentu akan membuat Anda lebih termotivasi dan fokus untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Misalnya, jika Anda harus membuat esai agar bisa lulus mata pelajaran. Anda akan tahu bahwa Anda memiliki waktu tiga hari untuk menyelesaikan esai tersebut berdasarkan Action Plan yang telah dibuat. Maka, Anda akan merasa harus fokus dan menyelesaikan esai tersebut sebelum batas waktu berakhir. Beberapa orang memang mudah terdistraksi, sehingga mereka memerlukan Action Plan agar lebih fokus pada pekerjaannya.

3. Action Plan membantu untuk lebih berkomitmen dengan pekerjaan

Tidak bisa dipungkiri bahwa membuat Action Plan juga dapat membantu untuk lebih berkomitmen dengan pekerjaan. Kegiatan menulis Action Plan itu sendiri juga merupakah bukti bahwa Anda berkomitmen dengan tujuan dan pekerjaan tersebut. Sehingga, Anda akan merasa harus menjalankan hal yang telah direncanakan tersebut.

4. Action Plan dapat menunjukkan progres yang telah dicapai

Dalam mencapai tujuan atau menyelesaikan proyek, penting untuk mengetahui sejauh mana Anda berada dari tujuan tersebut. Anda harus terus memantau hal ini untuk menghindari perkembangan yang terlalu lambat atau bahkan menghindari kemunduran. Dengan Action Plan, Anda akan lebih mudah mengetahui seberapa jauh progres yang telah dicapai.

Hal ini karena Action Plan berisi langkah-langkah yang harus dikerjakan. Dengan mengecek langkah-langkah ini, akan diketahui berapa tugas yang telah diselesaikan dan berapa yang masih menunggu untuk diselesaikan.

5. Action Plan dapat membantu menentukan skala prioritas

Skala prioritas merupakan hal yang penting pada kehidupan sehari-hari. Saat ada banyak hal yang harus dilakukan, skala prioritas bisa membantu menentukan tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Namun, tidak semua orang memiliki skala prioritas yang jelas. Meskipun begitu, Action Plan terbukti dapat membantu menentukan skala prioritas. Dengan ini, tugas-tugas Anda akan selesai lebih cepat dan mudah.

6. Action Plan membantu mengurangi rasa stress dan menambah motivasi

Menyelesaikan tugas atau mencapai tujuan memang terkadang bisa membuat lelah dan stress. Namun, ternyata membuat Action Plan bisa membantu untuk mengurangi rasa stress. Hal ini karena Anda akan lebih tahu apa saja yang harus dilakukan. Keadaan akan jadi sulit saat Anda tidak tahu apa yang harus dilakukan. Anda juga akan merasa puas jika bisa mencoret satu tugas yang ada pada Action Plan.

Kriteria Action Plan yang Baik

Agar menjadi alat bantu yang berguna, Action Plan harus dibuat sebaik mungkin. Agar suatu Action Plan bisa dikatakan baik, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi. Kriteria ini penting agar saat membuat Action Plan, Anda bisa menentukan apakah Action Plan ini sudah bagus dan akan berguna atau belum. Berikut adalah beberapa kriteria yang harus dimiliki oleh Action Plan yang baik:

1. Action Plan yang baik harus dibuat secara lengkap. Buatlah Action Plan yang berisi semua langkah yang diperlukan dan hal-hal lain yang relevan untuk mencapai tujuan. Hal ini akan berguna sebagai panduan agar tidak bingung ketika menjalankan Action Plan
2. Action Plan yang baik harus dibuat dengan jelas. Tulis dengan lengkap semua langkah-langkah disertai dengan apa saja yang dibutuhkan, siapa yang akan melaksanakan, dan kapan langkah tersebut harus selesai dilaksanakan. Action Plan yang jelas akan lebih mudah diikuti sehingga proses mencapai tujuan akan terasa lebih mudah.
3. Action Plan yang baik harus relevan dengan situasi yang ada. Sebaiknya hindari membuat Action Plan yang tidak mungkin untuk dilakukan. Sesuaikan Action Plan yang dibuat dengan kondisi terkini. Saat menjalankan Action Plan tersebut, beberapa hal memang bisa jadi berubah dan harus direvisi. Hal ini tentu harus disesuaikan kembali dengan kondisi yang dihadapi pada saat itu.

Cara Membuat Action Plan

Action Plan memang diperlukan di berbagai aspek kehidupan, baik saat seseorang ingin mencapai suatu tujuan, ataupun saat suatu kelompok dilibatkan ke dalam sebuah proyek. Action Plan tetap penting untuk dibuat, tidak peduli proyek tersebut merupakan proyek skala kecil ataup pun proyek berskala besar. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa diikuti untuk membuat Action Plan:

1. Tentukan tujuan yang ingin dicapai

Sebelum menuliskan Action Plan, langkah pertama yaitu menentukan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan ini bisa berupa tujuan umum atau pun tujuan yang lebih detail. Tentukan hasil akhir yang ingin dicapai apabila Action Plan ini dijalankan.

2. Tentukan tugas-tugas yang harus diselesaikan

Langkah berikutnya yaitu menentukan tugas-tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan tersebut. Cari tahu langkah mana yang akan menjadi langkah awal. Kemudian tentukan tugas-tugas selanjutnya secara berurutan.

Cari tahu apakah ada tugas yang harus menjadi prioritas. Urutkan tugas-tugas ini berdasarkan prioritas dan urutan waktunya. Tugas yang menjadi prioritas utama tentu harus dikerjakan dan diselesaikan terlebih dahulu. Tugas yang harus diselesaikan lebih dahulu sebelum bisa melakukan tugas lain juga harus didulukan.

3. Analisa dan membagi tugas-tugas tersebut

Jika tugas-tugas tersebut sudah ditulis, analisa dan bagi tugas-tugas tersebut. Jika tujuan yang akan dicapai merupakan tujuan individu, tentukan batas waktu untuk mengerjakan tugas tersebut. Jika tujuan yang akan dicapai merupakan tujuan kelompok, tentukan batas waktunya juga serta tentukan siapa yang akan bertanggung jawab akan tugas tertentu. Sesuaikan juga dengan kemampuan masing-masing orang yang terlibat.

Cari tahu apakah tugas tersebut bisa diselesaikan sendiri, atau akan memerlukan bantuan dari orang lain. Jika memerlukan bantuan orang lain, tentukan orang seperti apa yang bisa membantu, di mana bisa menemukan orang tersebut, lalu tentukan siapa saja yang bisa untuk membantu.

Jika bingung saat membuat Action Plan, gunakan template Action Plan yang sudah banyak tersedia di buku agenda atau di internet. Banyak template Action Plan yang bisa didapatkan secara gratis. Uraian lengkap mengenai hal ini akan dibahas pada poin berikutnya.

4. Cek kembali Action Plan yang telah dibuat

Setelah langkah-langkah sebelumnya dikerjakan, penting untuk mengecek kembali Action Plan yang telah dibuat. Periksa apakah Action Plan tersebut sudah memenuhi kriteria Action Plan yang baik yang telah dijabarkan sebelumnya. Apakah Action Plan yang dibuat ini sudah lengkap, jelas, dan relevan? Jika masih ada yang kurang, perbaiki kembali Action Plan tersebut.

5. Menjalankan Action Plan dengan baik

Setelah Action Plan selesai dibuat dan dicek kembali, langkah yang tersisa yaitu menjalankan Action Plan dengan baik. Sebagus apapun Action Plan yang dibuat, jika tidak dilaksanakan maka akan menjadi percuma dan memang tantangan terbesarnya adalah menjalankan apa yangtelah ditulis. Jalani Action Plan yang telah dibuat dengan baik dan berkomitmen. Jika memang ada perubahan, catat perubahan tersebut dan analisa apakah memang relevan dengan situasinya.

Jika perlu, bahkan setelah tujuan telah tercapai Action Plan yang dibuat bisa dievaluasi kembali. Hal ini penting agar saat membuat Action Plan lainnya bisa belajar dari pengalaman yang telah lalu.

Format Action Plan

Dalam action plan atau rencana tindakan biasanya terdapat kolom-kolom yang berisi:

• Action: tindakan yang akan dilakukan
• Action steps: langkah-langkah tindakan yang harus dilakukan
• Ownership: seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola perkembangan tindakan, bertanggung jawab memberi informasi kepada anggota tim, dan memastikan kapan suatu tindakan harus sudah diselesaikan
• Responsible: siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan tersebut
• Support: orang-orang yang bisa membantu orang bertanggung jawab di atas. Support tugasnya membantu tetapi tidak bertanggung jawab atas hasilnya.
• Informed: orang yang wajib diberitahu atas perkembangan tindakan yang dilakukan
• Status: ukuran keberhasilan keberhasilan suatu tindakan
• Budget: biaya yang diperlukan untuk melakukan tindakan tersebut
• Start date: kapan tindakan tersebut harus dimulai
• End date: kapan tindakan tersebut harus selesai

Berikut contoh action dalam sebuah tabel, contoh di bawah adalah contoh sederhana.

 Artikel Terkait

• Cara Menghitung Quick Ratio
• Cara Membuat Bisnis Plan
• Cara Membuat Marketing Plan
• Cara Membuat Business Plan untuk Startup

Demikianlah artikel tentang cara membuat Action Plan, semoga bermanfaat bagi Anda semua.