Contoh Surat Penawaran Harga

Dalam dunia bisnis, urusan administrasi tak kalah pentingnya dengan proses produksi. Bahkan seluruh kegiatan bisnis mulai dari pembelian bahan baku hingga pemasaran dan distribusi produk ke harus diarsipkan. Tujuannya adalah untuk menyusun laporan yang valid dan akurat terkait dengan kegiatan bisnis, sehingga bisa diketahui dan dievaluasi kinerja bisnis secara keseluruhan.

Bisnis berkaitan erat dengan transaksi jual beli atau perdagangan. Untuk mengenalkan produk ke pasar, selain dilakukan pemasaran, juga bisa melalui surat penawaran harga kepada customer yang menjadi target pasar. Surat penawaran harga umumnya disampaikan kepada customer perusahaan, organisasi, institusi, atau lembaga tertentu, dan juga toko baik grosir maupun retail.

Apa itu surat penawaran harga?

Surat penawaran harga dapat dipahami sebagai dokumen yang mencantumkan harga barang atau jasa, yang dibuat oleh produsen, pemasok, atau distributor untuk diserahkan kepada pelanggan atau klien potensial. Surat penawaran harga ini umumnya dibuat ketika produsen, pemasok, atau distributor memiliki barang atau jasa dengan harga yang berbeda dari biasanya, misalnya barang atau jasa baru. Selain itu, adanya perubahan harga akibat kenaikan biaya material, pajak, atau biaya tenaga kerja, dan lainnya juga perlu disampaikan kepada customer sasaran melalui surat penawaran harga.

Tak hanya sekadar mencantumkan harga saja, dalam surat penawaran harga juga menyertakan detail dari rincian atau spesifikasi barang atau jasa yang ditawarkan. Hal ini berlaku pula untuk perubahan harga barang atau jasa terkait dengan kenaikan biaya-biaya operasional.

Pembuatan surat penawaran harga bisa atas dasar inisiatif produsen, pemasok, atau distributor untuk menawarkan produk baru, dan bisa juga atas permintaan dari klien potensial yang ingin mengetahui harga dari setiap barang atau jasa yang dibutuhkannya.

Pentingnya template surat penawaran harga

Setiap bisnis baik skala kecil, menengah, apalagi besar tentu tak lepas dari surat penawaran harga dalam kegiatan administrasinya. Sebab itu, para pelaku bisnis cenderung membutuhkan format template surat penawaran harga. Adanya template surat penawaran harga tentunya ke depannya dapat digunakan kembali, sehingga memudahkan dan memperlancar proses penawaran harga ke klien potensial.

Arti dari template itu sendiri adalah dokumen atau file yang dibuat dengan tata letak keseluruhan atau cetak biru dengan format yang akan digunakan sebagai dasar atau dokumen sumber. Dengan adanya template surat penawaran harga, pelaku bisnis tak perlu lagi menyusun format dari awal, tetapi tinggal mengubah atau memperbarui informasi dalam surat tersebut dengan data yang baru, mulai dari detail barang atau jasa beserta harganya dan juga data klien potensial yang dituju. Hal ini tentu saja akan memudahkan bisnis untuk mengirimkan surat penawaran harga ke klien potensial sesegera mungkin ketika ada permintaan.

Dalam pembuatan surat penawaran harga, pelaku bisnis perlu mempertimbangkan jenis bisnisnya, barang yang dijual, jasa yang ditawarkan, dan juga calon klien. Template surat penawaran harga ini harus terstruktur dengan baik agar mudah diedit ketika diperlukan.

Komponen-komponen surat penawaran harga

Sebagai surat bisnis resmi, dalam surat penawaran harga harus mencantumkan komponen-komponen sebagai berikut.

• Tanggal penawaran

Komponen tanggal penawaran merupakan waktu pengiriman surat penawaran. Meski produsen, pemasok, atau distributor telah menyiapkan surat penawaran harga beberapa hari sebelum dikirimkan, namun tanggal yang dicantumkan adalah tanggal di mana surat tersebut dikirimkan kepada klien potensial.

Teknologi yang semakin canggih seperti sekarang ini memungkinkan bisnis semakin mudah dalam melaksanakan tugas-tugas administrasinya. Surat penawaran harga bisa dikirimkan secara online melalui email ataupun surat fisik melalui kurir. Pengiriman melalui email bisa langsung diterima karena real-time online, sehingga tanggal penawaran bisa ditentukan sama dengan tanggal pembuatannya. Sementara pengiriman surat fisik melalui kurir, mungkin saja terjeda dengan saat pembuatan, sehingga bisa diperpanjang masa berlakunya.

• Masa berlaku penawaran

Penawaran harga barang atau jasa tentu tidak berlaku selama-lamanya, tetapi ada batas waktu masa berlakunya. Masa berlaku penawaran harga ini harus dicantumkan dalam surat, sehingga klien potensial bisa mempersiapkan segala sesuatunya apabila tertarik untuk menindaklanjuti penawaran tersebut. Apalagi untuk barang atau jasa dengan tingkat penjualan yang tinggi, maka harga barang bisa saja mengalami perubahan sewaktu-waktu.

• Nomor penawaran

Setiap surat bisnis harus memiliki nomor, demikian pula halnya dengan surat penawaran harga. Nomor pada surat bisnis ini merupakan deretan kombinasi nomor dan huruf yang merepresentasikan kode-kode tertentu. Tujuannya adalah untuk mempermudah identifikasi arsip, sehingga mudah dilacak ketika dibutuhkan sewaktu-waktu.

• Identitas pelanggan atau klien

Bisnis baik sekala kecil, menengah, apalagi besar pastilah memiliki banyak pelanggan. Setiap pelanggan harus memiliki ID (identitas) yang unik. Perlunya ID ini agar dapat mengidentifikasi pelanggan dengan lebih mudah. Sebab bisa jadi pelanggan memiliki nama, jenis usaha, pekerjaan, atau lokasi yang sama.

• Alamat pelanggan

Alamat pelanggan menjadi komponen yang tak kalah penting dalam surat penawaran harga. Komponen ini merepresentasikan alamat resmi organisasi. Apabila pelanggan memiliki beberapa cabang perusahaan dengan alamat yang berbeda, maka surat penawaran harga ditujukan ke cabang perusahaan yang mengajukan permintaan surat penawaran harga.

• Detail barang atau jasa

Komponen ini menjadi intisari dari surat penawaran harga. Detail atau deskripsi produk atau jasa harus dijelaskan agar pelanggan memiliki gambaran yang pas mengetahui produk yang ditawarkan. Misalnya detail untuk produk deterjen harus mencantumkan merek, berat bersih, varian, dan tentu saja harganya.

• Catatan atau instruksi khusus

Komponen ini sifatnya opsional, bisa digunakan, bisa juga tidak. Umumnya komponen ini untuk menginformasikan promosi tertentu, misalnya adanya potongan harga apabila pembayaran dilakukan dalam tempo yang ditentukan.

Contoh surat penawaran harga

Contoh 1: Surat penawaran harga barang

Contoh 2: Surat penawaran harga jasa

Artikel Terkait

• Contoh Surat Permohonan Menjadi Anggota Ormas
• Begini Cara Membuat dan Contoh Surat Jalan Lengkap
• Contoh Tanda Terima Barang
• Rumus Pendapatan Per Kapita, dari Pengertian Hingga Cara Menghitungnya

Demikianlah artikel tentang contoh surat penawaran harga, semoga bermanfaat bagi Anda semua.