Begini Cara Membuat dan Contoh Surat Jalan Lengkap

Bagi yang menjalankan bisnis, pasti mengenal apa itu surat jalan. Pada umumnya, surat jalan dibutuhkan pada saat kita akan mengirimkan barang ke klien. Atau bisa juga saat kita meminta dikirim barang oleh pemasok, maka pemasoklah yang akan membawakan surat jalan dari perusahaannya kepada kita. Sebenarnya apa itu surat jalan dan apa saja info yang terdapat di dalamnya?

Definisi Surat Jalan

Surat jalan merupakan dokumen yang digunakan sebagai surat pengantar atas barang yang dipesan dan telah disepakati bersama antara penjual dan pembeli. Jadi nantinya surat jalan bisa digunakan oleh pembeli untuk mengecek apakah barang yang dipesan sudah benar dan komplit atau tidak.

Beberapa hal yang tak boleh dilewatkan di surat jalan di antaranya adalah sebagai berikut:

• Nama perusahaan pengirim barang
• Jenis barang dan jumlah tiap barang yang dibawa
• Keterangan (jika ada)
• Lokasi tujuan barang dikirimkan atau pihak penerimanya
• Waktu dan tanggal pengiriman.

Dengan tercantumnya berbagai info di atas, maka surat jalan juga bisa dijadikan sebagai bukti legal saat melintas di jalanan. Sering kali polisi lalu lintas melakukan pemeriksaan, terutama pada truk atau mobil pick up yang bermuatan besar. Isi muatan akan diperiksa untuk mengecek apakah yang diangkut melanggar aturan atau tidak. Biasanya polisi lalu lintas juga akan memeriksa ketersediaan surat jalan.

Jenis dan Contoh Surat Jalan

Surat jalan biasanya terdiri dari 3 lembar, yaitu:

• Lembar berwarna putih, yang akan digunakan sebagai bukti penyerahan barang kepada pembeli
• Lembar berwarna merah, nantinya akan diberikan kepada pembeli atau klien sebagai bukti pemesanan barang
• Lembar berwarna kuning, yang akan disimpan dan masuk ke arsip perusahaan.

Surat jalan sendiri sebenarnya bukan hanya untuk mengantar barang yang dibeli oleh klien atau pembeli. Masih ada jenis surat jalan lainnya. Jadi jangan sampai salah membuat. Berikut ini adalah jenis dan contoh surat jalan lengkap.

1. Surat Jalan untuk Penjualan dan Pengiriman Barang

Ini adalah surat jalan yang paling sering digunakan. Barang yang dipesan bisa langsung oleh pembeli atau bisa juga oleh perusahaan terhadap suplier. Pembayarannya bisa tunai maupun kredit, tergantung dari kesepakatan dari kedua belah pihak. Berikut ini adalah contoh surat jalan untuk penjualan barang:

PT. Maju Terus                                                                                   Kepada
Jalan Pahlawan No. 7, Jakarta Selatan                                             Yth.___________
Telp. 021 – 123 45678

SURAT JALAN
Nomor                      : __________________________________
Tanggal Pengiriman : __________________________________
Dikirim dengan         : __________________________________
Nomor Polisi            : __________________________________
Nama Pengemudi   : __________________________________

Mengetahui,
PT. Aneka Jaya

          Sopir                                                           Manajer Marketing

( _____________________ )                         (_____________________ )

Diterima pada tanggal:  __________________________________

          Penerima

( _____________________ )

Contoh surat jalan lain yang lebih detail adalah sebagai berikut:

PT Maju Terus
Jl. Pahlawan No. 7, Jakarta Selatan
Telp. 021 – 123 45678
www.maju-terus.com

Jakarta, 5 Juni 2021

Kepada Yth.
Direktur PT Aneka jaya
Jl. Jend. Sudirman No. 3 Tangerang
Banten

Dengan hormat,

Dengan surat ini kami mengirimkan barang pesanan dari saudara, dengan rincian berikut:

Mohon diperiksa kembali keadaan barang dan diterima.

Supir,                                                                      Hormat kami,
PT Maju Terus

(                                  )                                   (                                      )

                                                                                      Manajer Marketing

Barang telah diterima pada tanggal: 5 Juni 2021

Penerima,
PT Aneka Jaya

(                                  )

     Manajer Gudang

2. Surat Jalan untuk Pengembalian atau Retur Barang

Barang yang diterima oleh klien atau pembeli bisa saja diretur atau dikembalikan oleh pihak pembeli kepada suplier. Alasannya bisa beragam. Surat jalan retur pengembalian barang dibuat berdasarkan transaksi retur pembelian yang sudah disepakati antara pihak pembeli dan suplier.

Jadi surat retur merupakan kebalikan dari surat jalan yang pertama. Pengirimnya adalah pembeli yang ditujukan kepada penjual. Seperti pada surat jalan sebelumnya, isi dan keterangan pada surat jalan jenis ini juga harus jelas dan terperinci. Berikut ini adalah salah satu contoh surat jalan retur pengembalian barang:

PT Aneka Jaya                                                                         Supplier: PT Maju Terus
Jl. Jend. Sudirman No. 3, Tangerang                                       Jl. Pahlawan No. 7 Jakarta Selatan
Telp. 021 – 8765 4321                                                              Telp. 021 – 123 45678
www.anekajaya.com

BUKTI RETUR PEMBELIAN

TERBILANG: LIMA RATUS RIBU RUPIAH                         DPP                 500.000

PPn                 0

TOTAL            500.000

Pemesan/Penanggung Jawab                                    Suplier

(                                     )                                      (                                )

3. Surat Jalan Drop Canvasser

Apa itu surat jalan drop canvasser? Canvasser sendiri adalah orang yang bertugas menawarkan produk secara langsung pada konsumen. Ini dilakukan jika perusahaan menggunakan metode canvassing, yaitu komunikasi langsung dengan pelanggan.

Surat jalan drop canvasser berisi keterangan mengenai riwayat transfer yang keluar dari gudang dan diserahkan pada canvasser. Kuantitas barang yang dikirim umumnya telah ditentukan oleh pengelola gudang, sesuai dengan aturan perusahaan.

4. Surat Jalan Dinas

Selain untuk barang, surat jalan juga berlaku untuk individu untuk berdinas. Surat ini diperlukan untuk surat jalan perizinan, tugas dinas dan lain sebagainya. Pada umumnya, perusahaan sudah memiliki format tertentu untuk surat ini. Surat jalan dinas menggunakan bahasa yang baku. Di dalamnya berisi identitas si pemegang surat dan keterangan lengkap mengenai tujuan dinas.

Artikel Terkait

• Contoh Tanda Terima Barang
• Apa itu Stock Opname?
• Contoh-Contoh Biaya Overhead
• Apa itu Binomo? Mengapa Binomo Ilegal?

Demikianlah artikel tentang cara membuat dan contoh surat jalan lengkap, semoga bermanfaat bagi Anda semua.