Apa itu Stock Opname?

Pada sebuah perusahaan atau badan usaha yang menyimpan banyak stok barang, tentu diperlukan pemantauan secara rutin dan teliti untuk mengecek jumlah persediaan barang dan kondisi barang yang ada di gudang. Inilah yang disebut dengan stock opname.

Anda yang bergelut di bidang warehouse atau pergudangan tentu sudah tidak asing lagi dengan apa itu stock opname. Artikel ini tidak hanya menjelaskan definisi dari stock opname saja, tetapi juga manfaatnya dan bagaimana tahapan melakukan stock opname yang efektif.

Pengertian Stock Opname

Stock opname dapat dipahami sebagai sebuah kegiatan menghitung jumlah barang atau stok yang ada di gudang atau di toko. Kegiatan ini dilakukan untuk menyesuaikan persediaan barang secara fisik dengan jumlah yang tertulis di catatan akuntansi sehingga tidak membuat biaya operasional semakin besar dan pembelian stok barang dapat dikurangi atau ditambah di kemudian hari.

Kegiatan yang satu ini sangat penting, namun juga sangat menyita waktu karena petugas yang bersangkutan harus memeriksa kondisi dan jumlah barang satu per satu. Semakin besar skala usaha, maka semakin lama pula proses stock opname berlangsung.

Oleh karena itu, perusahaan biasanya meluangkan waktu khusus untuk melakukan stock opname, jangan sampai mempengaruhi transaksi utama perusahaan.

Manfaat Stock Opname

Stock opname lebih dari sekedar mencocokkan jumlah barang secara fisik dengan catatan saja. Berikut ini manfaat lain melakukan stock opname:

• Menekan kemungkinan terjadinya selisih barang, baik itu kurang atau lebih.
• Dapat mencari solusi yang lebih cepat jika ada barang hilang atau barang rusak untuk menghindari kekosongan stok.
• Sebagai bahan analisis untuk tahun-tahun yang akan datang untuk mengetahui perkembangan perusahaan dari sisi penjualan.
• Mengetahui dengan pasti alur keluar masuknya semua barang yang dimiliki perusahaan.
• Mengetahui kondisi barang yang ada di gudang, masih layak dijual atau tidak.

Tahap-Tahap Dalam Melakukan Stock Opname

Stock opname adalah sebuah proses yang sangat menyita waktu, sehingga harus direncanakan dengan seksama supaya kegiatan ini lebih efisien. Secara umum, ada tiga tahapan besar dalam melakukan stock opname yang kemudian diturunkan menjadi langkah-langkah yang lebih detail lagi.

Ketiga tahapan yang harus dilakukan dalam stock opname antara lain:

• Tahap awal

Tahap awal dilakukan maksimal satu minggu sebelum stock opname dilakukan. Tahap ini melibatkan para staf gudang. Hal-hal yang harus dilakukan di tahap awal adalah

1. 1. Memberi instruksi pada staf gudang untuk mempersiapkan tag atau stiker khusus yang digunakan untuk menandai stok barang yang sudah dihitung saat stock opname.
   2. Meminta staf gudang untuk merapikan dan menata stok sesuai kode dan jenis barang agar ketika stock opname dilakukan kondisi barang sudah teratur dengan baik.
   3. Memberi instruksi pada staf gudang untuk menempelkan barcode pada stok barang sesuai dengan jenisnya. Ini bertujuan untuk memudahkan tim penghitung saat stock opname.
   4. Meminta staf gudang untuk memberi label khusus pada barang yang tidak perlu dihitung ketika stock opname.

• Tahap Persiapan

Selanjutnya adalah tahap persiapan yang biasa dilakukan sehari menjelang stock opname. Hal-hal penting yang harus dilakukan pada tahap persiapan adalah:

1. 1. Mengumpulkan seluruh anggota tim yang akan melakukan stock opname untuk briefing tentang tata cara stock opname, terutama tugas masing-masing anggota dalam pelaksanaan stock opname.
   2. Memberi instruksi pada staf gudang untuk melengkapi input mutasi barang hingga penutupan jam operasional di hari sebelum stock opname dilakukan.
   3. Memberi instruksi pada staf gudang untuk menghentikan mutasi barang di hari terakhir kegiatan operasional sebelum stock opname hingga stock opname selesai dilakukan.

• Stock Opname

Setelah semua persiapan dan tahapan awal dilakukan, maka kini tinggal pelaksanaan stock opname yang meliputi:

1. 1. Memastikan bahwa semua transaksi dan mutasi barang hingga H-1 pelaksanaan stock opname sudah terinput ke sistem.
   2. Mencetak catatan stok barang dan membagikannya kepada semua anggota tim stock opname sebagai pedoman. Catatan ini tidak boleh sampai diketahui oleh staf gudang karena mereka tidak boleh tahu jumlah stok berdasarkan pencatatan akuntansi.
   3. Mulai menjalankan kegiatan stock opname. Setiap barang yang sudah dihitung diberi label khusus agar tidak dihitung dua kali.
   4. Stok yang sudah selesai dihitung diserahkan ke bagian input untuk dimasukkan ke dalam Microsoft Excel. Format input ini harus bisa menunjukkan perbandingan antara jumlah barang menurut catatan dan jumlah barang menurut stock opname agar bisa segera diketahui jika terjadi selisih.
   5. Setelah penghitungan stok barang selesai, maka stock opname juga selesai. Kegiatan selanjutnya adalah mengecek ulang stok yang jumlahnya selisih untuk mengetahui letak kesalahan, pada pencatatan atau pada penghitungan.
   6. Setelah tidak terjadi selisih jumlah barang, hasil stock opname diserahkan pada bagian accounting untuk selanjutnya dilakukan penyesuaian jumlah stok barang ke dalam sistem.

Agar dapat berjalan secara efektif, stock opname harus dilakukan secara rutin. Seberapa sering intensitasnya, tentu tergantung dari kebutuhan dan kebijakan perusahaan itu sendiri. Misalnya, ada perusahaan yang melakukan stock opname setiap bulan, setiap tiga bulan, atau setiap akhir tahun.

Stock opname juga sebaiknya memanfaatkan teknologi yang ada seperti program akuntansi supaya lebih cepat dan efisien. Pemantauan barang yang terkomputerisasi tentu lebih mudah dibandingkan dengan barang yang dicatat secara manual.

Artikel Terkait

• Contoh-Contoh Biaya Overhead
• Apa itu Binomo? Mengapa Binomo Ilegal?
• Apa Itu Tapering dan Apa Dampaknya?
• Contoh Model Bisnis Kanvas

Demikianlah artikel tentang apa itu stock opname, semoga bermanfaat bagi Anda semua.