Apa itu Inquiry Letter?

Inquiry Letter merupakan sebuah surat yang ditulis apabila menghendaki untuk mendapatkan suatu informasi lebih lanjut terhadap sebuah kejadian. Inquiry Letter seringkali berisi informasi spesifik dari seorang individu, kelompok, maupun organisasi. Inquiry Letter merupakan surat yang pada umumnya digunakan untuk keperluan promosi jabatan dalam pekerjaan, maupun pengumuman lebih lanjut atas suatu rekrutmen kerja.

Inquiry Letter merupakan salah satu contoh surat resmi yang digunakan oleh berbagai instansi untuk keperluan professional. Jenis surat ini banyak digunakan untuk keperluan melamar kerja, pemesanan barang, memberikan informasi resmi, memberikan promosi jabatan, dsb.

Inquiry Letter harus diawali dengan menyertakan nama, tujuan penulisan surat, serta apa saja keperluan yang hendak dicapai dalam penulisan surat. Inquiry Letter merupakan surat yang harus ditulis dengan menerapkan etika penulisan. Inquiry Letter pada umumnya membutuhkan waktu 1-2 minggu untuk dapat memberikan balasan sebagai bahan pertimbangan.

Waktu ini dirasa cukup untuk melakukan diskusi bagi sebuah organisasi untuk dapat menerima Inquiry Letter yang ditawarkan atau memberikan kesempatan pada pilihan lain. Dalam membuat Inquiry Letter harus menerapkan kaidah penulisan surat resmi untuk memenuhi standard etika tersebut. Berikut merupakan format Inquiry Letter yang dapat digunakan, baik dalam bahasa Inggris maupun Bahasa Indonesia.

Format Inquiry Letter

Seperti layaknya surat resmi, Inquiry Letter memiliki format yang harus dipenuhi. Format ini merupakan sebuah formalitas yang menunjukkan bahwa surat tersebut berisikan informasi penting. Berikut merupakan format yang dapat digunakan dalam penulisan Inquiry Letter:

1. Salam dan Alamat Surat

Inquiry Letter memiliki alamat surat dan salam pembuka di bagian awal surat. Hal ini merupakan etika penulisan surat yang penting untuk dituliskan.

2. Paragraf Pertama

Paragraf Pertama sebuah Inquiry Letter berisi pengenalan mengenai identitas diri, posisi, lokasi, dan keterangan perusahaan atau organisasi.

3. Paragraf Kedua

Paragraf kedua sebuah Inquiry Letter berisi tentang penjelasan mengenai tujuan penulisan dan bagaimana informasi akan digunakan. Paragraf ini juga menjelaskan bahwa sifat Inquiry Letter merupakan surat resmi, penting, rahasia, dan bersifat personal.

4. Informasi

Informasi dalam Inquiry Letter haruslah spesifik. Item-item dalam informasi dapat disampaikan dalam bentuk poin-poin yang jelas dan jelas.

5. Penutup

Salam penutup dalam Inquiry Letter berisi kesimpulan, insentif yang ditawarkan, serta kalimat penutup. Jangan lupa Inquiry Letter juga harus diakhiri dengan pembubuhan tanda tangan dan nama terang.

Berdasarkan penjelasan tersebut, berikut merupakan poin-poin penting yang harus diingat dan dituliskan dengan jelas ketika hendak membuat sebuah Inquiry Letter:

• Inquiry Letter harus menjelaskan dengan detail titel, jabatan, dan status dalam penulisan surat.
• Inquiry Letter harus menjabarkan secara detail kebutuhan yang hendak dipenuhi oleh klien.
• Dalam Inquiry Letter, penulisan-penulisan keterangan yang kurang bermanfaat harus dihindari.
• Dalam Inquiry Letter, harus disertai dengan penjelasan terkait dengan tujuan surat.

Contoh Inquiry Letter

Berikut merupakan contoh yang dapat dijadikan rujukan ketika harus membuat Inquiry Letter baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris:

Contoh 1: Bahasa Indonesia

PT ANUGRAH JAYA
Jalan Medan Merdeka Barat No. 25
Tel. (021) ) 5314242 Kode Pos 10310
Jakarta, Indonesia

No : 10/XY/IV/2021                                                                                                          1 Desember 2021

Online Sales Manager PT. BUDI LUHUR
Jalan Jendral Ahmad Yani No. 22
Jawa Timur

Perihal: Permintaan Penyediaan Peralatan Komputer dan Gadget

Dengan hormat,

Kami bermaksud untuk mengenakan perangkat komputer dan gadget pendukung yang digunakan untuk operasional perusahaan dalam mendukung kelancaran perusahaan.

Oleh karena itu, dengan ini kami meminta Saudara untuk mengirim informasi daftar harga tentang peralatan komputer, sebagai berikut:

1. 1. Ketentuan Pembayaran 2. Potongan Harga
   2. Modus Pengiriman 4. Layanan Purna Jual

Selain itu, kami meminta Saudara mengirim katalog dan brosur dari barang untuk detail informasi. Atas perhatian yang anda berikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Suryanto Nugroho
Direktur

Contoh 2: Bahasa Inggris

Street Address
City, State Zip Code
Phone Number
Date

Individual’s Name
Job Title
Name of Organization
Street Address
City, State Zip Code

Dear Mr./Ms. ________________________________:

Perhaps you are seeking an additional member of your marketing team. As a new person, I believe I can provide innovative approaches to the challenges of the marketing team in this Industry. I am an innovator of new ideas, an excellent communicator with buyers, and experienced in marketing especially in the FMCG Industry and Technology Industry. I have a reputation for putting forth the effort required to make a project succeed and gaining a lot of exposure.

That is my resume for your further review and consideration. KLM Industries has a reputation for excellence and integrity. I would like to use my talents to market your quality line of technical products in joining this position. Hopefully, we will reach to further discuss my talents and how I can benefit your company. If you prefer, you may reach me at this number (888) 888-8888. Thank you for your time. I look forward to meeting you.

Sincerely,

(Your Signature in blue or black ink)

Your typed name

Artikel Terkait

• Contoh Purchase Order dan Cara Membuatnya
• Contoh Surat Kuasa Pembayaran Pajak
• Contoh Surat Delegasi
• Contoh Surat Perintah Kerja

Demikianlah artikel tentang apa itu Inquiry Letter, semoga bermanfaat bagi Anda semua.