Contoh Purchase Order dan Cara Membuatnya

Purchase order atau PO adalah dokumen resmi yang berguna untuk mendokumentasikan pesanan produk atau layanan yang dijadwalkan pada tanggal tertentu. Dengan menggunakan sistem PO maka pembeli bisa memesan tanpa harus segera melakukan pembayaran.

Sistem pembelian melalui PO tak hanya menguntungkan bagi pembeli karena bisa membayar belakangan. Cara ini juga menguntungkan bagi penjual karena penjual menawarkan pembelian secara kredit. Dengan adanya PO secara tertulis, pembeli wajib membayar produk atau layanan yang dipesan saat sudah dikirim. Bukti PO bisa digunakan sebagai bukti yang sah secara hukum.

Informasi yang Harus Ada di Purchase Order

Setiap PO pasti memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai nomor pesanan pembelian. Nomor unik ini akan sangat membantu bagi penjual maupun pembeli untuk melacak pengiriman maupun pembayaran. Dalam sebuah PO, beberapa informasi yang biasanya ada di PO antaranya adalah:

• Nomor pesanan
• Nama Perusahaan
• Tanggal pengiriman
• Alamat pengiriman
• Alamat penagihan
• Nomor telepon
• Alamat email
• Nama produk atau servis
• Jumlah produk
• Harga produk atau servis
• Cara pengiriman yang diharapkan pembeli
• Metode pembayaran yang diharapkan pembeli
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Syarat dan Ketentuan transaksi.

Contoh Purchase Order

Untuk membuat Purchase Order kita bisa lihat contohnya di bawah ini. Masing-masing jenis PO sendiri memiliki contoh dan ketentuan yang berbeda. Agar lebih jelas, berikut jenis PO dan contohnya.

1. Purchase Order Standar

Ini adalah PO yang paling sering digunakan oleh perusahaan. Di dalam dokumen PO standar, biasanya berisi formulir yang telah disediakan oleh perusahaan. Isinya adalah informasi mengenai pihak pembeli atau pemesan, nama barang atau servis yang dipesan, jumlah setiap item (jika lebih dari satu), alamat pengiriman dan tanggal pengiriman. Terakhir ada syarat pembayaran. Contoh purchase oreder standar seperti berikut ini:

Nama Perusahaan                                       PURCHASE ORDER

Alamat                                                                        Nomor PO: 1234
Nomor Telepon                                                          Tanggal hh – bln – th
Alamat Email Perusahaan
Website Perusahaan
Media Sosial

Total Harga                   : Rp

Biaya lainnya          :
Biaya Pengiriman     :
Pajak                     :
Potongan               : __%
TOTAL                  : Rp

Mohon lakukan pembayaran maksimal 30 hari setelah PO dikirim.

Misalnya perusahaan PT Indo melakukan pemesanan sejumlah barang kepada PT Maju. Maka PO Standar yang bisa dibuat adalah:

PT Maju                                                           PURCHASE ORDER

Jalan layang No. 103, Semarang, Jawa Tengah           Nomor PO: 1234
026747277327                                                              Tanggal 02 – 12 – 2021
ptmaju@gmail.com
ptmaju.com
@ptmaju

Total Harga  : Rp28.000.000

Biaya lainnya          : Rp500.000

Biaya Pengiriman   : Rp500.000

Pajak                     : Rp1.000.000

Potongan               : 10%

TOTAL                  : Rp 27.000.000

Mohon lakukan pembayaran maksimal 30 hari setelah PO dikirim.

2. Purchase Order Terencana

PO yang terencana sebenarnya isinya sama saja dengan PO standar. Hanya saja, PO ini dibuat oleh pembeli sebagai bentuk antisipasi untuk kebutuhan akan produk atau layanan tertentu di masa depan. Karena bukan merupakan PO yang mendesak, maka perkiraan pengiriman barang pada PO terencana umumnya bersifat tentatif. Contohnya “kapan saja antara tanggal 1 sampai 20 Agustus.”

Berikut ini adalah contoh Purchase Order Terencana:

NAMA PERUSAHAAN                          PURCHASE ORDER

Nomor Telepon Perusahaan                                   Nomor PO:
Website Perusahaan                                               Tanggal:
Email Perusahaan
Alamat Perusahaan

PENGIRIMAN KE

Nama Vendor          :
Nama Perusahaan    :
Alamat                   :
Nomor Telepon       :

DIKIRM OLEH

Nama                     :
Nama Perusahaan    :
Alamat                   :
Nomor Telepon       :

*Mohon agar melakukan pembayaran maksimal 30 hari setelah PO ini dikirimkan.

3. Purchase Order Blanket

Jenis sistem PO yang ketiga ini merupakan bentuk komitmen dari pembeli kepada perusahaan untuk membeli produk atau layanan secara berkelanjutan, hingga tercapai batas tertentu. PO blanket bisa dilakukan dengan cara memesan dalam jumlah banyak sekaligus. Tapi bisa juga dilakukan secara bertahap. Informasi yang tertulis pun sama, tetapi biasanya ada potongan harga yang telah disepakati sebelumnya.

Berikut ini adalah contoh Purchase Order Blanket:

NAMA PERUSAHAAN                                 PURCHASE ORDER
Alamat                                                                           No. PO:
Nomor Telepon
Email
Website

KEPADA:                                                                      DIKIRIM KE:
Nama                                                                            Nama
Nama Perusahaan                                                        Nama Perusahaan
Alamat                                                                           Alamat
Nomor Telepon                                                             Nomor Telepon

Cara Menggunakan Purchase Order

Sistem PO digunakan untuk membuat proses pembelian jadi lebih simpel. Misalnya pembeli memutuskan untuk membeli sesuatu untuk kepentingan bisnisnya. Pembeli pun membuat PO, bentuknya bisa tertulis maupun dikirim secara elektronik. PO ini biasanya sudah ada formatnya dari perusahaan.

Jika pemesanan bisa dipenuhi oleh penjual, maka penjual akan mempersiapkan orderan. Penjual akan mempersiapkan apa saja yang dipesan dan mengemasnya. Kemudian mempersiapkan staf pengiriman atau kurir pada tanggal yang telah dijadwalkan. Nomor PO tak lupa dicantumkan, agar pembeli bisa mudah melacak pengiriman barang.

Tiba saat pengiriman, penjual mengirimkan barang dengan menyertakan invoice berisi barang yang dikirim. Di dalam invoice, ada nomor invoice dan nomor unik PO. Penjual (melalui kurir) menyerahkan invoice sesuai dengan keyentuan yang ada di PO. Proses jual beli pun selesai. Pembeli tinggal memenuhi pembayaran sesuai dengan perjanjian. Bisa melalui metode bayar tunai maupun kredit.

Tapi bisa saja setelah pembeli mengirim PO, ternyata penjual tidak bisa memenuhi pesanan. Pada saat seperti ini, penjual akan memberi tahu pembeli bahwa mereka tidak sanggup memenuhi order. Bisa saja penjual akan menawarkan perubahan, misalnya pada tanggal pengiriman atau perubahan kuantitas produk yang dipesan.

Jika antara pembeli dan penjual tercapai kesepakatan untuk mengubah isi PO, maka PO baru dibuat. Tapi jika tidak tercapai kesepakatan, maka PO bisa dibatalkan.

Artikel Terkait

• Apa itu One Belt One Road (OBOR) China?
• Apa Itu Prospek?
• Apa Itu Harga Eceran Tertinggi?
• Ini Dia Contoh Bank Digital Di Indonesia

Demikianlah artikel tentang contoh purchase order dan cara membuatnya, semoga bermanfaat bagi Anda semua.