Contoh Surat Delegasi

Penerbitan surat delegasi bukanlah sesuatu yang asing dalam sebuah institusi dan perusahaan. Seorang pimpinan atau atasan akan memberikan delegasi kepada bawahan mereka untuk bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan tertentu sesuai dengan kapasitas mereka.

Surat delegasi sendiri merupakan surat resmi yang biasanya dilengkapi dengan kop institusi atau perusahaan yang mengeluarkannya.

Artikel ini akan memberikan contoh bagaimana cara membuat surat delegasi resmi. Namun sebelum itu, akan dibahas segala sesuatu tentang delegasi, mulai dari pengertian, fungsi, dna jenisnya.

Pengertian Delegasi

Delegasi dapat diartikan sebagai perwakilan atau utusan melalui penunjukan salah satu orang dari sebuah organisasi melalui proses musyawarah atau penunjukan langsung. Pihak yang dipercaya sebagai delegasi berarti memiliki kemampuan untuk melakukan tugas atau tanggung jawab tertentu. Pemberian delegasi adalah sesuatu yang wajar dan biasa dalam sebuah organisasi.

Fungsi Delegasi

Sementara itu, tujuan umum dari delegasi adalah sebagai berikut:

1. Fokus pada pengembangan organisasi

Delegasi adalah bagian dari pemberian tugas. Ketika seorang pimpinan organisasi memberikan tugas kepada staf atau bawahan mereka, maka mereka dapat menjalankan tugas untuk mengembangkan organisasi menjadi lebih baik lagi. Dengan demikian, baik orang yang memberikan delegasi atau mereka yang menerima tugas bisa sama-sama bekerja untuk kemajuan organisasi.

2. Efisiensi pekerjaan

Tidak hanya baik untuk perkembangan organisasi saja, delegasi juga akan membuat suatu pekerjaan menjadi lebih efisien. Jika masing-masing orang dapat melakukan tugas mereka dengan baik, maka pekerjaan akan selesai lebih cepat. Hal ini tentunya menjadi keuntungan tersendiri bagi perusahaan.

3. Membantu proses pembuatan kebijakan

Fungsi lain dari delegasi adalah membantu manajemen atau dewan pengurus perusahaan untuk membuat kebijakan dengan lebih baik. Jika dirasa ada kebijakan yang tidak sesuai, maka bisa dilakukan perubahan atau bahkan membuat kebijakan baru yang lebih relevan.

4. Pembelajaran bagi staf

Delegasi memberikan kesempatan bagi para staf untuk dalam memperdalam ilmu mereka melalui pembelajaran. Terlebih jika delegasi yang diberikan organisasi terkait dengan mengikuti pelatihan atau seminar. Dengan demikian, seorang staf akan memiliki kesempatan untuk mengembangkan potensi mereka.

Unsur-Unsur dalam Delegasi

Berikut ini adalah unsur-unsur dari delegasi:

• Tugas

Delegasi yang bersifat tugas artinya menyerahkan seluruh pekerjaan pada seseorang yang menerima wewenang. Dalam sebuah organisasi, pimpinan atau atasan bisa memberikan wewenang pada staf atau unit kerja yang lebih rendah untuk melakukan tugas tertentu.

• Kuasa

Kuasa adalah pemberian seluruh hak atau wewenang kepada seseorang untuk mengambil keputusan. Dengan adanya pendelegasian kekuasaan, maka keputusan yang dibuat oleh siapa saja yang menerimanya bersifat sah dan legal.

• Tanggung jawab

Unsur terakhir dalam delegasi adalah tanggung jawab. Ini merupakan delegasi yang memberikan wewenang kepada seseorang untuk mengelola sebuah kegiatan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada serta memberikan hasil yang bisa dipertanggungjawabkan.

Jenis Delegasi

Ada 2 jenis delegasi yang perlu diketahui, yaitu:

• Delegasi pengurusan

Delegasi pengurusan adalah delegasi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan atas dasar kepercayaan. Hal ini akan membuat seorang bawahan menjadi lebih bertanggung jawab atas apa yang sudah dipercayakan kepada mereka.

Oleh karena itu, dalam mendelegasikan pengurusan ini, atasan harus benar-benar tahu dan yakin dengan kemampuan bawahan mereka agar pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat diselesaikan dalam waktu singkat.

• Delegasi keseluruhan

Sementara delegasi keseluruhan adalah sebuah metode pendelegasian yang dilakukan dan diselesaikan secara rinci. Delegasi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer divisi. Delegasi keseluruhan dapat mengurangi resiko jika seseorang melakukan kesalahan. Namun demikian justru kurang bisa mengasah kemampuan staf atau bawahan dalam menyelesaikan masalah. Mereka juga tidak memiliki tanggung jawab atas apapun hasil yang didapatkan.

Contoh Surat Delegasi

PEMERINTAH KABUPATEN KULON PROGO
UPT DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS WATES
Jl. Raya Wahid Hasyim, Wates, Kulon Progo, Yogyakarta

SURAT PENDELEGASIAN WEWENANG

Nomor: 125.3/031/PKM-RK/V/2021

Yang bertanda tangan di bawah ini

Nama                        : dr. Antoni
NIP/NRPTT               : 07.1.0055100
Pangkat/Golongan    : PTT
Jabatan                     : Dokter Puskesmas Wates, Kabupaten Kulon Progo

Berdasarkan Surat Tugas Kepala Puskesmas Nomor 125.3/031/PKM-RK/III/2021, tanggal 26 Maret 2021, tentang pemberian tugas kepada staf Puskesmas Wates, maka dengan ini diberikan wewenang kepada yang namanya tertulis di bawah ini untuk melaksanakan kegiatan imunisasi sebagai sesuai dengan tugas yang diberikan oleh Kepala Puskesmas Wates tersebut di atas.

Adapun wewenang ini diberikan kepada:

Nama                        : Septiani, Amd. Keb
NIP                            : 19900915 200902 2 002
Pangkat/Golongan    : Pengatur / II C
Jabatan                     : Pengelola Program Imunisasi Puskesmas Wates
Pendidikan                : DIII Kebidanan

Pendelegasian wewenang ini berlaku dari tanggal dikeluarkan sampai dengan tanggal pendelegasian wewenang berikutnya.

Demikian surat pendelegasian wewenang ini dibuat untuk digunakan sebagaimana perlunya.

Dikeluarkan di           : Wates
Pada tanggal             : 17 Mei 2021

Dr. Antoni
NRPTT 07.1.0055100

Artikel Terkait

• Contoh Surat Perintah Kerja
• Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
• Contoh Surat Perjanjian Hutang
• Contoh Surat Undangan Setengah Resmi

Demikianlah artikel tentang contoh surat delegasi, semoga bermanfaat bagi Anda semua.