Apa Itu Petty Cash?

Setiap bisnis baik skala besar, menengah, maupun kecil pasti memiliki biaya-biaya yang harus ditanggung demi kelancaran operasionalnya. Mulai dari pengeluaran dalam jumlah besar hingga ‘printilan-printilan’ biaya yang kecil-kecil. Misalnya seperti biaya parkir, pembelian pulsa atau paket data internet, pembelian air minum isi ulang, biaya bensin, dan lain sebagainya.

Untuk membayar biaya tersebut, perusahaan umumnya tidak mengambilnya dari kas besar, tetapi menyediakan kas khusus yang disebut dengan petty cash atau kas kecil. Jumlah petty cash yang disediakan tentu tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan.

Apa itu petty cash?

Petty cash atau dana kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disimpan dalam laci atau kotak terkunci, yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil, seperti perlengkapan kantor atau penggantian (reimbursement atau refund).

Meski jumlahnya kecil, namun setiap transaksi yang menggunakan dana dari petty cash tetap harus dicatat pada laporan keuangan. Oleh sebab itu, perusahaan tetap harus melakukan rekonsiliasi pada petty cash secara berkala. Pada perusahaan berskala besar, setiap departemen atau divisi bisa jadi memiliki petty cash tersendiri.

Penyediaan petty cash bertujuan untuk mempermudah proses pembayaran atas transaksi-transaksi kecil yang tentu sangat tidak masuk akal jika dibayar menggunakan cek atau giro. Selain itu, penggunaan petty cash untuk membayar transaksi kecil yang tidak membutuhkan persetujuan dan tanda tangan pimpinan.

Meski demikian, penggunaan dari petty cash ini tetap harus terpantau dan tercatat serta berhubungan dengan pekerjaan. Adapun contoh transaksi yang menggunakan petty cash meliputi peralatan kantor, konsumsi sekelompok kecil karyawan, pembelian pulsa atau paket data internet, dan lainnya.

Pentingnya petty cash

Apa jadinya jika setiap transaksi kecil yang dilakukan oleh perusahaan harus menunggu persetujuan pimpinan dan pencairan dana dari bagian keuangan? Tentu akan berisiko menghambat kelancaran operasional perusahaan itu sendiri.

Sebab, untuk mendapatkan persetujuan dan pencairan dana dari bagian keuangan bisa jadi membutuhkan waktu yang tidak sebentar, padahal transaksi mendesak harus segera dilakukan. Tentu sangat tidak masuk akal jika perusahaan harus berutang untuk transaksi-transaksi dengan nilai yang kecil.

Di sinilah pentingnya petty cash. Tersedianya dana kas kecil memungkinkan untuk membayar setiap transaksi kecil yang muncul demi kelancaran operasional perusahaan. Sebab, sering ada kebutuhan yang membutuhkan pembayaran segera, seperti mengganti biaya parkir dan bensin, membayar kurir pengiriman cepat, dan lain sebagainya. Pembayaran atas transaksi-transaksi tersebut dilayani menggunakan petty cash.

Petty cash memungkinkan bisnis kecil lebih fleksibel dalam membayar transaksi bisnis dalam jumlah kecil, tanpa harus menulis cek atau bahkan menggunakan kartu kredit perusahaan. Seorang karyawan dapat segera berlari ke kantor pos untuk membeli perangko atau materai yang dibutuhkan dengan membawa uang tunai dari petty cash guna membayar transaksi tersebut.

Meski bertujuan untuk membayar transaksi-transaksi kecil, namun bukan berarti penggunaan petty cash bisa seenaknya tanpa pengawasan. Setiap pengeluaran petty cash untuk membayar transaksi apa pun tetap harus dipantau dan diawasi serta dicatat dalam laporan keuangan buku besar. Dengan begitu, penggunaan dari petty cash dapat dipertanggungjawabkan.

Beda petty cash dengan uang tunai

Banyak yang salah paham mengenai fungsi dari petty cash dan uang tunai. Pada prinsipnya, petty cash juga merupakan bagian dari uang tunai perusahaan. Meski demikian, fungsi penggunaan antara petty cash dengan uang tunai berbeda.

Petty cash mengacu pada dana tunai kecil yang disediakan oleh perusahaan untuk menutupi biaya-biaya darurat kecil dan tidak terduga. Sementara uang tunai mengacu pada seluruh aset likuid yang dimiliki perusahaan. Petty cash jelas termasuk di dalamnya. Selain itu, uang tunai juga mencakup semua uang yang dimiliki dan disimpan di brankas dan rekening bank perusahaan.

Keuntungan dan kerugian dari petty cash

Keberadaan petty cash bertujuan untuk membayar transaksi-transaksi kecil dan biaya tidak terduga lainnya. Jelas petty cash ini memiliki beberapa keuntungan sebagai berikut.

• Praktis dan cepat untuk membayar berbagai hal

Dalam banyak kasus, uang tunai tetap menjadi alat yang tercepat dan termudah untuk membayar berbagai hal. Petty cash bekerja untuk menutupi pengeluaran kecil dadakan, seperti memberi tip untuk pengantar makanan untuk rapat, biaya transportasi untuk karyawan yang bekerja lembur, dan lain sebagainya. Hal ini akan lebih praktis dan hemat dibandingkan harus mengganti uang karyawan yang dibayarkan untuk hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan.

• Membantu saat kondisi darurat

Dalam keadaan darurat, petty cash akan sangat membantu. Misalnya penyediaan materai, perlengkapan kebersihan, dan air minum isi ulang yang kehabisan stok saat dibutuhkan segera.

Meski penyediaan petty cash memiliki beberapa kelebihan atau keuntungan, namun ternyata ada pula sisi negatif yang menjadi kelemahan atau kerugiannya.

• Sulit dilacak penggunaannya

Petty cash sedianya untuk membayar transaksi kecil dan biaya tidak terduga. Sayangnya, penggunaannya tidak lepas dari masalah dan risiko. Sebab, dana kas kecil ini sulit untuk diamankan, karena penggunaannya sulit dilacak. Sangat rawan bagi tagihan-tagihan tanpa jejak, bahkan meski telah menerapkan sistem kuitansi atau voucher secara cermat.

• Membutuhkan kerja ekstra

Kelemahan lain dari petty cash adalah membutuhkan kerja ekstra untuk menjaga, menyimpan catatan, dan merekonsiliasinya secara teratur. Pada perusahaan skala besar, hal ini justru mengganggu kinerja pimpinan, seperti manajer kantor atau departemen keuangan, karena terbebani dengan urusan pengelolaan petty cash yang seharusnya bukan tugas dan tanggung jawab mereka.

• Ketinggalan zaman

Seiring dengan berkembangnya teknologi, apalagi dengan fenomena pandemi Covid-19 seperti sekarang ini, banyak transaksi komersial yang dilakukan secara cashless atau non-tunai. Penggunaan uang tunai justru dianggap ketinggalan zaman, sehingga setiap transaksi pembelian kini lebih banyak dilakukan menggunakan kartu debit atau kredit, dan dompet-dompet digital seperti PayPal, Ovo, GoPay, LinkAja, dan lain sebagainya.

Artikel Terkait

• Ide Nama Usaha Fried Chicken, Penting Tapi Jangan Ribet!
• Apa Itu Pertumbuhan Ekonomi?
• Apa itu Produksi Massal?
• Apa Itu Supplier?

Demikianlah artikel tentang apa itu petty cash, semoga bermanfaat bagi Anda semua.