Kami menyediakan berbagai simulasi kredit, dari kredit mobil, kredit rumah, kpr, kartu kredit dan lain-lain. Simulasi pinjaman bisa juga dilakukan di sini.

Apa Itu PO (Purchase Order)?

PO adalah dokumen komersial dan penawaran resmi pertama dari pihak pembeli atau penjual yang mengindikasikan tipe, jumlah barang, dan harga yang telah disetujui untuk barang atau jasa. PO digunakan untuk mengontrol pembelian barang atau jasa dari penyedia eksternal. Sistem PO bisa menjadi sumber perencanaan penting dari sebuah perusahaan.

Masih terdengar rumit? Sebagai pemilik bisnis kecil maupun besar, melacak persediaan dan pemesanan barang mungkin bukan hal yang paling menyenangkan. Tapi hal ini jelas sangat penting bagi jalannya bisnis. Sistem PO sangat esensial bagi proses pembelian yang terorganisir dengan baik. Meski begitu, banyak pemilik yang tidak mengerti sebenarnya apa itu PO.

Memahami Lebih dalam Apa Itu PO

PO adalah singkatan dari Purchase Order, yang dalam bahasa Indonesia berarti pesanan pembelian. Pada dasarnya PO adalah sebuah dokumen yang terikat hukum, biasanya dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual. Untuk lebih mudahnya, PO sama saja dengan isi “keranjang” di toko online langganan kita. Di dalam keranjang ada info tentang barang apa saja yang ingin kita beli, berapa jumlahnya, bagaimana pembayarannya, dan detail pengiriman.

Dengan memberikan PO kepada penjual, pembeli seperti menuliskan kontrak bahwa pihaknya akan membayar apa yang telah tertulis di PO. Dalam kata lain, PO bertindak sebagai jaminan kepada penjual bahwa pembeli pasti akan membeli barang atau jasa sesuai jumlah yang telah disepakati. Jadi meskipun tidak ada pembayaran di awal, barang tetap dikirimkan dan dibayar kemudian.

Bagaimana Cara Kerja Sistem PO?

Sistem PO biasanya digunakan oleh bisnis yang skalanya masih kecil. Ini digunakan saat harus memesan barang dalam jumlah besar. Sebagai contoh, sebuah pet shop biasanya akan membutuhkan beberapa tipe makanan anjing dari supplier yang berbeda-beda. Setiap merek harus dipesan dalam jumlah tertentu, misalnya 1 merek 5 kantong makanan.

Inilah contoh PO yang dibuat oleh pemilik pet shop:

  1. Pemilik pet shop menyadari tokonya sedang kekurangan bahan persediaan.
  2. Pemilik pet shop membuat PO yang terdiri dari produk apa saja yang mereka butuhkan dari supplier dan berapa yang akan mereka bayarkan untuk pesanan itu.
  3. Supplier akan merespons jika PO disetujui karena mereka bisa menyediakan pesanan si pemilik pet shop. Supplier menerima orderan.
  4. Supplier bisa saja merespons sebaliknya, atau menolak orderan. Ini bisa terjadi jika supplier juga sedang kehabisan stok. Bisa juga terjadi karena produk yang dipesan sudah tidak diproduksi lagi, atau ada masalah lainnya di tengah pesanan. Dengan begitu, PO akan dibatalkan.
  5. Jika supplier sudah setuju, maka order dipenuhi dan barang dikirim di tanggal yang telah disetujui.
  6. Supplier menyerahkan nota atau invoice pembelian untuk semua barang yang dibeli.
  7. Pembeli membayar semua pesanan dan penjualan ini secara keseluruhan diproses melalui sistem PO yang dibuat penjual.

Untuk permintaan pembelian barang dalam jumlah yang sangat banyak, pembeli bisa juga membuat order spesial. Ada yang disebut dengan Standing Purchase Order (SPO), di mana pembeli bisa memesan produk yang sama hingga berkali-kali menggunakan nomor PO yang sama.

Selain itu ada juga istilah Blanket Purchase Order, yang digunakan antara perusahaan yang punya hubungan kuat. Ini adalah persetujuan antara pihak pembeli dan penjual untuk beberapa pengantaran selama periode dan harga yang telah ditentukan. Biasanya Blanket PO atau PO berselimut ini ada diskon dari pihak penjual ataupun insentif dari pihak pembeli.

Sistem PO dalam Bisnis yang Lebih Besar

Dalam organisasi yang lebih besar, sistem PO adalah langkah kedua dalam proses pembelian. Untuk para pegawai yang tidak bekerja di bagian persediaan barang, pasti ada yang membutuhkan keperluan kantor. Dari hal-hal kecil seperti alat tulis kantor sampai yang cukup mahal seperti seperangkat komputer untuk keperluan desain.

Untuk kebutuhan bisnis yang lebih besar seperti ini, maka akan dibuat permintaan PO, atau disebut juga purchase requisition. Sebenarnya formatnya serupa dengan PO, seperti apa yang harus dibeli, berapa banyak, harus beli di mana, dan lain-lain. Tetapi purchase requisition dibuat untuk dikirimkan dulu ke departemen yang berwajib menangani pembelian di perusahaan. Kemudian akan diperiksa dulu apakah permintaan PO ini akan diloloskan atau tidak. Kalau lolos, maka akan masuk ke dalam PO.

Info Apa yang Terdapat dalam PO

PO tentu saja tidak bisa berisi segala hal. Tetapi ada beberapa yang biasanya tertera dalam PO. Misalnya:

  • Barang atau jasa yang akan dibeli
  • Nama merek secara spesifik, tipe, nomor seri model, dan lain sebagainya
  • Jumlah yang akan dibeli
  • Harga per unit
  • Tanggal pengiriman – kapan pesanan harus dikirimkan
  • Lokasi pengiriman barang
  • Alamat penagihan – ke mana penjual harus mengirimkan invoice setelah proses pengiriman
  • Diskon – jika ada diskon yang termasuk dalam kontrak yang dibuat sebelumnya antara penjual dan pembeli
  • Waktu pembayaran – berisi kapan pesanan akan dibayar, misalnya saat barang diterima, saat invoice diterima, dan lain-lain. Biasanya sistem pembayaran ini juga sudah disetujui sebelumnya oleh penjual dan pembeli.

Pro dan Kontra dalam Sistem PO

Ada banyak alasan bagi sebuah perusahaan untuk menggunakan sistem PO. Karena itu keuntungan dari PO di antaranya adalah:

  • Terdapat info yang akurat dalam hal finansial dan manajemen inventaris
  • Perencanaan finansial yang lebih maju
  • Pengiriman lebih cepat, karena biasanya pengiriman barang dengan PO disesuaikan dengan kebutuhan pembeli.

Meski begitu, ada juga kontranya. Misanya saja PO bisa menambah dokumen terutama untuk pembelian dalam jumlah kecil. Selain itu, kartu kredit mungkin juga bisa melakukan pekerjaan yang sama.

Artikel Terkait

Demikianlah artikel tentang apa itu PO (Purchase Order)?, semoga bermanfaat bagi Anda semua.



Cara Membuat Business Plan untuk Startup
Mengenal Tentang Analisis Pestle
10 Alasan Mengapa Banyak Dropshipper Gagal?
10 Kesalahan yang Bakal Mengakhiri Bisnis Startup Kamu
12 Ide Bisnis Online yang Bisa Dimulai 2021
Tip Memulai Bisnis Laser Engraving
Apa itu EBITDAR?
Tip Mencari Ide Nama Brand
Keuntungan dan Kerugian Knowledge Management
Inilah Hal-hal yang Menyebabkan Bisnis Gagal dalam 5 Tahun


Bagikan Ke Teman Anda