Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, suatu perusahaan tentu tidak bisa hanya ‘berdiam diri’ di satu tempat saja. Apalagi jika bisnisnya telah mengalami perkembangan yang pesat dan memiliki banyak cabang di berbagai kota. Semakin besar suatu bisnis, tanggung jawab yang diemban dan kesibukan yang dilakukan akan semakin tinggi. Sebab itu, ada kalanya perusahaan harus mengutus perwakilannya untuk melakukan suatu pekerjaan, sehingga harus mengeluarkan surat tugas perjalanan dinas. Surat tugas kedinasan ini tentu bisa digunakan oleh instansi manapun baik pemerintah maupun swasta.

Apa itu surat tugas perjalanan dinas?

Surat tugas perjalanan dinas dapat dipahami sebagai surat tugas atau perintah resmi yang diberikan oleh perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi kepada karyawannya untuk melaksanakan tugas dan perjalanan yang sifatnya kedinasan. Umumnya surat tugas perjalanan dinas ini hanya dikeluarkan untuk tugas atau pekerjaan tertentu saja.

Suatu tugas atau perintah yang diamanahkan kepada karyawan dianggap sebagai perjalanan dinas umumnya didasarkan pada kriteria keperluan dan jarak tempuh. Jika pekerjaan tersebut dilakukan di luar kantor dengan jarak minimum 5 km dari batas kota di mana kantor perusahaan tersebut berada, maka pekerjaan tersebut termasuk perjalanan dinas. Sementara dari sisi keperluan, perjalanan dinas umumnya dilakukan untuk kepentingan perusahaan dalam hal pekerjaan di kantor cabang, pendidikan dan pelatihan (diklat), penjajakan kerjasama, rapat bisnis dengan klien, tender, kegiatan sosial, memenuhi undangan tertentu, dan lain sebagainya.

Ketika suatu pekerjaan membutuhkan perjalanan dinas biasanya akan diinformasikan oleh pimpinan kepada karyawan yang dinilai mampu untuk mengemban tugas atau pekerjaan tersebut. Terkait dengan adanya perintah perjalanan dinas, maka segala biaya yang timbul untuk mendapaikan hasil dari pelaksanaan tugas tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab perusahaan. Artinya, karyawan yang diberi tugas sekaligus diberikan fasilitas berupa biaya transportasi, konsumsi, akomodasi, dan bahkan uang saku oleh perusahaan. Karyawan hanya perlu fokus pada pelaksanaan tugas sehingga dapat tercapai hasil atau kinerja yang diharapkan.

Karakteristik surat tugas perjalanan dinas

Pada prinsipnya format surat tugas perjalanan dinas yang dikeluarkan oleh setiap perusahaan atau instansi bisa saja berbeda karena tergantung pada bidang bisnis atau kegiatan usaha masing-masing perusahaan. Surat tugas perjalanan dinas pada instansi pemerintah bisa jadi berbeda dengan surat tugas perjalanan dinas dari perusahaan manufaktur atau yang lainnya. Meskipun demikian, surat tugas perjalanan dinas biasanya memiliki karakteristik sebagai standarbaku yang harus diikuti oleh setiap perusahaan atau instansi dalam pembuatannya. Adapun karakteristik surat tugas perjalanan dinas sebagai berikut.

• Kop surat

Sebagai surat resmi, surat tugas perjalanan dinas selalu disertai dengan kop surat. Kop surat merupakan bagian dari surat yang berisi informasi tentang instansi, lembaga, atau perusahaan berupa nama, alamat, nomor telepon, email, website, dan juga logo. Kop surat biasanya menempati posisi paling atas pada struktur suatu surat.

• Nomor surat

Setiap surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan core business pastilah dilengkapi dengan nomor. Hal ini dimaksudkan agar memudahkan proses pengarsipan setiap dokumen yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan, sekaligus sebagai bukti bahwa surat tersebut benar-benar resmi atau legal.

• Salam pembuka dan penutup

Meski bersifat resmi kedinasan, namun bukan berarti surat tugas perjalanan dinas berisi perintah tugas secara frontal, tetapi diawali dengan salam pembuka dan diakhiri dengan penutup. Keberadaan salam pembuka dan penutup ini pada dasarnya sebagai representasi nilai-nilai kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.

• Maksud dan tujuan

Bagian ini merupakan inti dari surat tugas perjalanan dinas, di mana maksud dan tujuan dari dikeluarkannya surat tersebut dituangkan sehingga bisa diketahui dan dilaksanakan dengan baik oleh karyawan yang menerimanya.

• Stempel dan tanda tangan

Salah satu bukti bahwa suatu surat resmi dan legal adalah adanya stempel dan tanda tangan dari pejabat yang berwenang. Demikian pula halnya dengan surat tugas perjalanan dinas, harus dibubuhi stempel instansi atau perusahaan dan juga tanda tangan dari pejabat yang berwenang, apakah kepala bagian atau direktur.

Contoh surat tugas perjalanan dinas

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Artikel Terkait

• Contoh Surat Kuasa Pembayaran Pajak
• Contoh Surat Delegasi
• Contoh Surat Perintah Kerja
• Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

Demikianlah artikel tentang contoh surat tugas perjalanan dinas, semoga bermanfaat bagi Anda semua.