Kami menyediakan berbagai simulasi kredit, dari kredit mobil, kredit rumah, kpr, kartu kredit dan lain-lain. Simulasi pinjaman bisa juga dilakukan di sini.

Kesalahan Umum dalam Membuat Faktur (Invoice)

Pengetahuan Umum,

#faktur #invoice #kesalahan #kesalahan umum

Faktur atau invoice adalah lembar bukti tagihan atau transaksi kepada pelanggan atas pembelian suatu barang ataupun jasa. Biasanya, faktur diberikan bersamaan atau setelah pengiriman barang atau jasa tersebut.

Dalam prakteknya, bentuk atau format faktur disesuaikan dengan keperluan tiap perusahaan. Saat ini, faktur juga tidak harus dalam bentuk hard copy, tapi bisa juga dalam bentuk elektronik dan tetap dianggap formal serta sah.

Kesalahan Pembuatan Faktur

Sayangnya, tak sedikit orang yang masih sering melakukan kesalahan dalam membuat faktur. Hal ini mengakibatkan faktur tersebut tidak bisa digunakan sebagaimana mestinya. Lantas, apa saja kesalahan yang umumnya terjadi ketika pembuatan faktur?

Tidak melengkapi identitas perusahaan dengan baik

Ketika membuat faktur, pastikan identitas perusahaan telah dibuat selengkap mungkin. Minimal kamu telah mencantumkan logo perusahaan, nama perusahaan, alamat, kode pos, nomor telepon, dan juga email. Sebenarnya, hal ini bukan sekadar soal profesionalitas saja, tapi juga bermanfaat sebagai media promosi perusahaan yang kamu rintis.

Kesalahan dalam menulis nama pelanggan

Jangan pernah melakukan kesalahan dalam menulis nama penerima faktur atau pelanggan. Selain terlihat lebih menghormati, penulisan nama pelanggan juga terkait dengan keabsahan faktur itu sendiri. Apalagi jika proyek yang kamu kerjakan berjalan secara kontinyu. Artinya, faktur tersebut akan terus ada.

Di samping itu, kesalahan dalam menulis nama pelanggan juga bisa berisiko menghambat pembayaran. Pasalnya, perusahaan besar biasanya memiliki departemen penagihan terpisah dari tempat faktur atau invoice dibayar.

Jika kamu mengirim faktur kepada orang atau departemen yang salah, maka kemungkinan faktur tersebut bisa saja hilang dalam sistem yang mengakibatkan keterlambatan pembayaran. Jadi sebaiknya, tentukan dulu kepada siapa faktur tersebut akan dikirimkan. Jangan lupa juga untuk mengonfirmasikan alamat perusahaan ataupun email yang tepat.

Melupakan detail penting dalam faktur

Ketahuilah, setiap faktur harus menyertakan beberapa detail penting. Ketika kamu melupakan detail semacam ini, maka kamu akan terlihat kurang profesional sebagai penyedia layanan yang tentu berdampak negatif pada kesan pelanggan itu sendiri.

Pastikan kamu telah memasukkan informasi penting pada faktur tersebut. Mulai dari nomor faktur, kode transaksi hingga jumlah total pembayaran dalam mata uang yang benar.

Tidak mencantumkan pajak pertambahan nilai atau PPn

Kesalahan umum berikutnya dalam membuat faktur adalah tidak mencantumkan pajak pertambahan nilai atau yang sering disingkat dengan PPn. Umumnya, pajak ini memang dibebankan kepada pelanggan sebesar 10% dari total tagihan.

Format faktur terlalu sulit untuk dipahami

Tak ada salahnya untuk memperhatikan sekali lagi format faktur yang hendak kamu kirimkan kepada pelanggan. Coba cermati, apakah tampilan faktur tersebut sudah cukup mudah untuk dipahami oleh pelanggan?

Faktanya, tak sedikit perusahaan yang ternyata kurang memperhatikan aspek estetika dari faktur. Padahal, kerapian faktur juga sangat penting untuk membantu pelanggan menerima informasi yang kamu berikan dengan jelas dan detail. Apabila tampilan faktur yang kamu kirim kurang bersahabat, maka kemungkinan besar pembayaran tagihan bisa saja terlambat. Pasalnya, pelanggan kurang paham dengan apa yang kamu sampaikan.

Deskripsi layanan tidak tertulis dengan jelas

Sebenarnya sangat mudah membuat pelanggan paham akan setiap pembelian barang atau jasa yang telah dilakukan. Namun hal ini tidak selalu terjadi, karena deskripsi layanan tersebut tidak tertulis dengan jelas.

Dengan demikian, secara tidak langsung kamu menciptakan potensi kebingungan dan kritik dari pelanggan. Oleh sebab itu, pastikan faktur yang kamu kirim menjelaskan setiap pembelian menjadi beberapa bagian dan menulis ringkasan singkat pada setiap barang atau jasa tersebut.

Syarat dan ketentuan tidak tercantum dalam faktur

Perlu kamu ketahui, keterangan lain atau catatan yang berisi syarat dan ketentuan merupakan bagian penting yang ternyata seringkali dilupakan ketika membuat faktur. Padahal, di bagian ini kamu bisa memperjelas syarat yang diberlakukan antara kedua belah pihak. Mulai dari metode pembayaran, rekening transfer, hingga sanksi atas keterlambatan pembayaran.

Opsi pembayaran kurang variatif

Ada beberapa perusahaan yang ternyata masih memiliki kebijakan pembayaran yang sedikit menyulitkan pelanggannya. Seperti misalnya, pembayaran harus dilakukan melalui transfer ke bank tertentu.

Kebijakan semacam ini pastinya menyulitkan pelanggan dalam melakukan pembayaran. Bahkan, hal ini bisa membuat pelanggan menunda pembayarannya. Jadi sebaiknya, kamu bisa memberikan berbagai macam metode pembayaran.

Salah satunya dengan memberikan beberapa opsi bank yang mampu menerima pembayaran pada pilihan transfer. Dengan demikian, kamu bisa lebih menjangkau semua pelanggan. Apabila urusan pembayaran mudah, maka kemungkinan pelanggan tersebut telat melakukan pembayaran juga semakin kecil.

Sering menunda pengingat keterlambatan pembayaran

Jika pelanggan terlambat membayar tagihannya, maka jangan menunggu hingga berminggu-minggu untuk mengingatkan mereka atas pembayaran tersebut. Biasanya, pelanggan cenderung melupakan faktur. Namun, mereka akan segera membayar ketika diingatkan dengan cara yang baik dan sopan.

Jadi, alangkah baiknya jika kamu membuat semacam sistem pengingat pembayaran. Salah satu cara termudah adalah membuat email pengingat yang bisa kamu kirim secara otomatis setelah beberapa hari berlalu sejak tanggal jatuh tempo.

Terlambat mengirim faktur

Pada dasarnya, pelanggan selalu mengharapkan agar kamu mengirim faktur sesegera mungkin, tepat setelah transaksi pembelian ataupun project selesai. Ketika kamu menunda pengiriman faktur, maka kamu memberikan sinyal kepada pelanggan bahwa pembayaran tagihan bukanlah sesuatu yang mendesak.

Tidak menetapkan tenggat waktu pembayaran dan denda

Dua hal paling penting yang tidak boleh kamu lewatkan dalam membuat faktur adalah batas waktu pembayaran dan denda yang diterima pelanggan ketika telat melakukan pembayaran. Kamu wajib mengingatkan kapan paling lambat mereka harus membayar tagihan. Selain itu, tentukan besaran denda yang akan dikenakan jika pembayaran telah dilakukan.

Denda semacam ini wajib kamu beritahukan sejak awal. Selain itu, jangan pernah sekalipun menambahkan denda lebih dari yang kamu sebut di awal transaksi. Sebab, hal seperti itu bisa menimbulkan rasa tidak percaya sehingga hubungan kerja sama yang terjalin menjadi tidak sehat.

Dokumentasi faktur berantakan

Kesalahan membuat faktur yang paling sering dilakukan adalah dokumentasi yang masih berantakan. Coba sesekali perhatikan apakah dokumentasi faktur tersebut telah kamu kelola dengan baik?

Tahukah kamu, faktur sangat penting untuk didokumentasikan karena hal tersebut jadi sumber utama dalam penulisan laporan keuangan yang akurat dan transparan. Jadi, jangan sampai faktur tersebut berantakan dan tidak lengkap. Data yang tidak lengkap semacam ini bisa membuat laporan keuangan perusahaan jadi tidak jelas dan rentan dicurangi oleh oknum tidak bertanggung jawab.

Mempersulit diri sendiri

Sebenarnya, membuat dan mengirim faktur kepada pelanggan tidak akan menghabiskan banyak waktu. Jika kamu merasa kewalahan dengan faktur beserta seluruh proses pembayarannya, maka kamu bisa mempertimbangkan untuk menggunakan alat atau prosedur yang lebih baik.

Salah satunya dengan menggunakan software pembuat faktur yang berkualitas sehingga pekerjaan kamu bisa lebih mudah. Apalagi software semacam ini biasanya telah menyediakan berbagai macam fitur yang membuat tampilan faktur lebih jelas dan ringkas.

Itu tadi beberapa kesalahan umum dalam membuat faktur yang perlu kamu hindari. Dengan menghindari semua kesalahan tersebut, maka kamu bisa meningkatkan arus kas, memperkuat brand, memudahkan pelanggan, dan memberimu banyak waktu untuk menghasilkan lebih banyak uang.

Artikel Terkait

Demikianlah artikel tentang kesalahan umum dalam membuat faktur (invoice), semoga bermanfaat bagi Anda semua.