Kami menyediakan berbagai simulasi kredit, dari kredit mobil, kredit rumah, kpr, kartu kredit dan lain-lain. Simulasi pinjaman bisa juga dilakukan di sini.

Memahami Cara Kerja Purchase Order

Bisnis, Pengetahuan Umum,

#bisnis #cara kerja #memahami #purchase order

Jika Anda pernah atau bahkan sering berbelanja online di marketplace, tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah open PO. Istilah ini mengacu pada tawaran suatu produk oleh penjual kepada pembeli yang berlaku dalam jangka waktu tertentu hingga kuota terpenuhi. Sebenarnya istilah open PO (Purchase Order) ini bukanlah hal baru dalam dunia bisnis, bahkan sudah lama diterapkan. Lantas, apa sebenarnya purchase order itu?

Apa itu purchase order?

Purchase order atau pesanan pembelian merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli ketika melakukan pemesanan barang atau jasa kepada vendor atau pemasoknya. Dokumen ini menunjukkan rincian barang yang akan dibeli, seperti jenis barang, jumlah, dan harga. Sederhananya, purchase order adalah kontrak yang dibuat oleh pembeli ketika membeli barang dari penjual.

Sebagai suatu dokumen bisnis, purchase order mengikat pembeli dan penjual secara hukum. Seperti halnya melakukan pembelian secara online, di mana ‘keranjang’ belanja di marketplace berfungsi sebagai daftar barang yang ingin dibeli. Keranjang belanja ini menunjukkan detail pesanan, termasuk jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan atau diinginkan oleh pembeli, serta syarat pembayaran dan detail pengiriman.

Dalam transaksi perdagangan, konsumen bisa saja langsung membeli atau memesan dulu suatu barang kepada penjual. Untuk pembelian langsung disebut dengan permintaan pembelian, sedangkan pembelian melalui pesanan disebut dengan purchase order. Perbedaan dari keduanya terletak pada kontrak pembelian.

Pada permintaan pembelian atau pembelian langsung tidak perlu adanya kontrak yang mengikat penjual dan pembeli. Sementara pada purchase order atau pesanan pembelian timbul kontrak, di mana pembeli berkomitmen untuk membeli barang atau jasa dalam jumlah yang disepakati.

Manfaat purchase order

Tak semua bisnis menggunakan purchase order. Umumnya purchase order diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian. Purchase order dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual. Berkenaan dengan purchase order ini, penjual dapat memutuskan untuk menerima atau menolak kontrak tersebut.

Purchase order kerap digunakan dalam bisnis karena memiliki banyak manfaat. Bagi pembeli, purchase order berguna untuk melacak inventaris dan riwayat pembelian. Selain itu, pembeli juga bisa memesan barang yang dibutuhkan terlebih dahulu tanpa harus membayar. Sementara bagi penjual, purchase order membantu melacak inventaris, pesanan berulang, dan lainnya.

Satu hal prinsip yang harus dipahami bahwa dokumen purchase order ini mengikat pembeli untuk membayar setelah pesanannya terpenuhi, sehingga memberikan jaminan dan keamanan hukum kepada penjual. Secara umum, adapun manfaat dari purchase order dalam bisnis adalah sebagai berikut.

Menghindari pesanan duplikat

Purchase order membantu perusahaan baik pembeli maupun penjual menghindari kemungkinan adanya pesanan ganda atau duplikat. Ketika perusahaan memutuskan untuk meningkatkan skala bisnisnya, purchase order dapat melacak pengadaan barang yang telah dipesan dan dari siapa. Bagi perusahaan yang mengajukan purchase order pun bisa melacak pesanan untuk produk serupa, karena mencocokkan faktur bisa jadi sulit. Sebab itu, purchase order berfungsi sebagai cek untuk tagihan yang harus dibayar.

Melacak pesanan yang masuk

Purchase order akan memudahkan bagi penjual untuk melacak pesanan yang masuk. Dengan sistem purchase order yang terorganisir dengan baik, maka proses inventaris dan pengiriman akan dapat berjalan lebih baik.

Berfungsi sebagai dokumen hukum

Purchase order berfungsi sebagai dokumen yang berkekuatan hukum sehingga mengikat kedua belah pihak, yakni pembeli dan juga penjual. Sebab itu, dokumen ini akan dapat membantu meminimalisir dan menghindari timbulnya perselisihan transaksi di masa mendatang.

Cara kerja purchase order

Purchase order tidak hanya digunakan oleh perusahaan berskala besar saja, tetapi bisnis skala kecil bahkan mikro pun bisa menggunakannya. Bisnis baik besar maupun kecil umumnya menggunakan purchase order untuk memesan barang dalam jumlah banyak dari penjual atau pemasok.

Untuk pengiriman besar atau pembelian berulang, pembeli juga dapat membuat pesanan khusus. Purchase order memungkinkan pembeli untuk membeli barang yang sama berulang kali selama menggunakan dokumen yang sama.

Selain itu, purchase order juga memungkinkan pembeli dan penjual untuk terikat dalam perjanjian terkait dengan beberapa pengiriman barang selama beberapa periode. Bahkan, jika para pihak memiliki hubungan transaksi yang kuat, maka purchase order yang diajukan pembeli ke penjual tak jarang disambut dengan pemberian diskon atau insentif lainnya.

Purchase order bekerja melalui beberapa tahapan yang harus dilakukan step by step. Jika salah satu tahapan terlewati, maka bisa menimbulkan permasalahan di kemudian hari, seperti kesalahan pesanan, pengiriman invoice yang terlalu cepat atau lambat, dan lain sebagainya. Agar transaksi bisnis melalui purchase order bisa berjalan lancar, maka pahami cara kerjanya berikut ini.

Pembeli membuat daftar permintaan pembelian

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat daftar permintaan pembelian, kemudian mengirimkan purchase order kepada penjual atau pemasok. Dokumen purchase order ini dikeluarkan oleh perusahaan (pembeli) untuk melacak barang yang dipesan. Permintaan pembelian akan membantu perusahaan dalam mencatat pengeluaran mereka. Purchase order dibuat hanya setelah permintaan pembelian disetujui oleh pihak yang berwenang, dalam hal ini adalah manajer pembelian.

Pembeli membuat purchase order

Ketika manajer pembelian telah menyepakati permintaan pembelian atas barang-barang yang dibutuhkan oleh bisnis, selanjutnya dibuatlah purchase order. Dalam purchase order dicantumkan tanggal pesanan, informasi pengiriman, ketentuan diskon, nama pembeli dan penjual, deskripsi barang yang dibeli, nomor barang, harga, jumlah, dan nomor purchase order.

Nomor purchase order adalah nomor yang terkait dengan pesanan tertentu. Pencantuman nomor purchase order memiliki dua tujuan, yaitu memastikan barang yang dipesan sesuai dengan yang diterima, dan memastikan invoice yang ditagihkan kepada pembeli sudah dalam jumlah yang tepat.

Penjual menerima atau menolak purchase order

Pada dokumen purchase order bagian bawah umumnya terdapat space berupa garis putus-putus yang tersedia sebagai tempat bagi penjual untuk menandatangani pesanan. Dari detail informasi dan data terkait dengan barang yang dipesan, pihak penjual yang menerima purchase order, berhak untuk menerima atau menolak dokumen tersebut.

Keputusan menerima atau menolak purchase order ini tentu didasarkan pula pada kapasitas produksi yang dimiliki. Jika penjual menerima purchase order, maka terjadinya kontrak yang mengikat kedua belah pihak secara hukum. Penjual berkewajiban untuk menyediakan dan memenuhi pesanan barang dari pembeli. Demikian pula pembeli berkewajiban untuk membayar tagihan setelah barang yang dipesan sudah dikirimkan.

Pembeli mencatat purchase order

Setelah purchase order yang diajukan diterima dan disetujui oleh penjual, maka pembeli mencatatnya. Selama proses pemesanan melalui purchase order ini berjalan, maka statusnya tetap open purchase order, di mana pesanan dilakukan tetapi barang belum diterima, atau bisa juga berarti pesanan baru diterima sebagian, yang menunjukkan bahwa pengiriman barang belum lengkap.

Artikel Terkait

Demikianlah artikel tentang cara kerja purchase order, semoga bermanfaat bagi Anda semua.