Kami menyediakan berbagai simulasi kredit, dari kredit mobil, kredit rumah, kpr, kartu kredit dan lain-lain. Simulasi pinjaman bisa juga dilakukan di sini.

Apa itu Utang Usaha (Account Payable)?

Ada piutang, tentu ada utang. Keduanya memiliki keterkaitan, namun berbeda dari sisi pelaku usahanya. Jika piutang dimiliki oleh perusahaan kreditur yakni pihak yang memberikan fasilitas kredit, maka utang dimiliki oleh perusahaan debitur, yaitu pihak yang menerima manfaat fasilitas kredit.

Pada prinsipnya, utang bukanlah hal tabu dalam bisnis, bahkan wajar dan sah-sah saja pelaku bisnis memiliki utang. Untuk alasan dan kepentingan tertentu, utang justru bermanfaat dan dibutuhkan sebagai sumber likuiditas bisnis.

Apa itu utang usaha?

Utang usaha atau utang dagang (account payable) merupakan kewajiban yang muncul akibat transaksi pembelian barang atau jasa secara kredit yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan, dan harus dibayarkan segera dalam jangka waktu singkat.

Ketika perusahaan membeli barang atau jasa dari pemasok atau kreditur secara kredit, artinya perusahaan tersebut memiliki utang dagang yang harus segera dibayar kembali dalam waktu singkat.

Dalam akuntansi, utang dagang didefinisikan sebagai suatu pengorbanan ekonomis di masa depan dalam bentuk penyerahan aktiva sebagai bagian dari transaksi atau kesepakatan di masa lalu antara kedua belah pihak. Utang dagang tidak hanya diakui dalam bentuk uang tunai, tetapi juga bisa berbentuk surat berharga obligasi, saham, surat pengakuan utang, tanda bukti utang, dan lain sebagainya.

Utang usaha dicatat sebagai kewajiban lancar pada neraca perusahaan. Tergolong sebagai kewajiban lancar, karena harus dibayar kembali dalam waktu singkat yang umumnya jatuh tempo dalam 30 hari, sehingga disebut juga sebagai kewajiban jangka pendek. Sebab itu, utang usaha menjadi tanggung jawab departemen atau divisi bisnis untuk melakukan pembayaran yang terutang oleh perusahaan kepada pemasok atau kreditur lainnya.

Memahami utang usaha

Utang usaha timbul karena adanya transaksi pembelian barang atau jasa secara kredit, di mana dalam transaksi tersebut belum ada pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima. Dalam bisnis, utang usaha tidak dipandang sebagai beban bahkan aib perusahaan yang harus ditutupi bahkan dihindari. Selain itu, adanya utang usaha sama sekali tidak menunjukkan kondisi keuangan perusahaan yang tidak sehat. Untuk alasan tertentu, utang usaha diperlukan agar proses operasional perusahaan tetap bisa berjalan lancar.

Seperti halnya akun keuangan lainnya, utang usaha pun penting dicatatkan dalam laporan keuangan. Utang usaha dicatatkan di dalam neraca perusahaan di bawah bagian kewajiban lancar. Jika utang usaha meningkat selama periode akuntansi sebelumnya, berarti perusahaan membeli lebih banyak barang atau jasa secara kredit.

Berkenaan dengan hal itu, perusahaan debitur dituntut untuk memperhatikan manajemen utang dagangnya, agar dapat mengelola arus kas bisnis dengan lebih baik, sehingga tidak mengalami gagal bayar.

Perusahaan debitur harus pandai-pandai mengelola arus kas terkait dengan adanya utang usaha. Kenaikan atau penurunan utang dagang harus disikapi secara cermat, yang bahkan mengharuskan perusahaan untuk memanipulasi arus kas sampai batas tertentu guna menjaga kelancaran aktivitas operasional bisnis.

Misalnya, manajemen perusahaan ingin menambah cadangan kas untuk jangka waktu tertentu, padahal memiliki utang dagang yang harus segera dibayar lunas. Di sini, pihak manajemen perusahaan debitur dapat memperpanjang waktu yang dibutuhkan bisnis untuk membayar semua utang usaha yang belum dibayar.

Namun, fleksibilitas dalam memenuhi kewajiban jangka pendek tersebut harus diperhatikan dan menjadi catatan penting karena berkaitan dengan kelangsungan hubungan kerja sama dengan pemasok atau krediturnya. Dalam praktiknya, bisnis yang baik adalah membayar tagihan atau kewajiban sebelum tanggal jatuh tempo.

Pencatatan hutang usaha dalam laporan keuangan

Perusahaan debitur mencatat utang usaha sebagai kewajiban lancar. Dalam pembukuan entri ganda mensyaratkan adanya debit dan kredit yang saling mengimbangi semua entri yang dicatatkan pada buku besar. Khusus pencatatan utang, perusahaan mengkredit utang ketika faktur atau tagihan sudah diterima.

Sementara pada bagian debit diisi dengan akun pengeluaran untuk barang atau jasa yang dibeli secara kredit. Debit juga bisa berupa akun aset apabila barang yang dibeli merupakan aset yang dapat dikapitalisasi. Ketika tagihan dibayar, perusahaan akan mendebit utang untuk mengurangi saldo kewajiban. Sementara kredit penggantian kerugian dilakukan ke rekening kas, yang juga menurunkan saldo kas.

Sebagai contoh, Perusahaan ABC mendapat faktur senilai Rp 5 juta untuk perlengkapan kantor. Perusahaan tersebut kemudian mencatat kredit sebesar Rp 5 juta dalam utang usaha dan debit dengan nilai yang sama untuk biaya perlengkapan kantor.

Debit sebesar Rp 5 juta untuk biaya perlengkapan kantor mengalir ke laporan laba rugi pada saat ini, sehingga perusahaan telah mencatat transaksi pembelian, meskipun kas belum dikeluarkan. Hal ini sejalan dengan akuntansi akrual, di mana beban diakui pada saat terjadinya transaksi, daripada ketika kas berpindah tangan. Perusahaan lantas membayar tagihan, dan mencatatkan kredit Rp 5 juta ke rekening kas dan debit senilai Rp 5 juta ke utang usaha atau utang dagang.

Tidak menutup kemungkinan, perusahaan memiliki kewajiban kepada lebih dari satu kreditur dalam satu waktu. Semua kewajiban tersebut dicatat dalam utang dagang. Misalnya, selain memiliki kewajiban untuk biaya perlengkapan kantor,

Perusahaan ABC ternyata juga menerima faktur dari perusahaan jasa service AC sebesar Rp 500 ribu. Dengan demikian, saldo utang usaha perusahaan merupakan jumlah total utang jangka pendek yang dicatatkan di neraca pada akun utang usaha sebesar Rp 5,5 juta, sebelum perusahaan melunasi utang tersebut.

Fungsi dasar utang

Setiap perusahaan umumnya memiliki divisi keuangan dan akuntansi yang mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan finansial perusahaan. Untuk perusahaan yang berskala besar, ada bagian khusus yang bertugas dan bertanggung jawab menangani utang-utang perusahaan, yaitu Jobdesk Account Receivable.

Namun, pada bisnis berskala menengah dan kecil, penanganan tugas utang dan piutang umumnya digabungkan. Jadi, ukuran bisnis turut menentukan peran yang dimainkan oleh divisi keuangan dan akuntansi, khususnya bagian penanganan utang usaha.

Bicara tentang penanganan utang usaha, setidaknya terdapat tiga fungsi dasar dari utang usaha selain membayar tagihan. Adapun fungsi dari utang usaha tersebut sebagai berikut.

  • Biaya perjalanan bisnis

Pada bisnis berskala besar tentu memiliki kegiatan operasional yang lebih kompleks. Artinya, bisnis tidak hanya sekadar melakukan proses produksi barang atau jasa dan menjualnya ke konsumen, tetapi kegiatan operasionalnya lebih beragam. Sebut saja, penelitian dan pengembangan untuk inovasi produk dan layanan, perumusan strategi pemasaran, membangun jaringan dan kerja sama bisnis, hingga pelayanan purna jual untuk mengetahui kepuasan pelanggan.

Berkenaan dengan kegiatan operasional bisnis berskala besar yang lebih kompleks, perusahaan membutuhkan staf untuk melakukan perjalanan bisnis dalam upaya mengembangkan dan memajukan perusahaan. Maka dari itu, perusahaan berskala besar umumnya memiliki departemen atau divisi khusus yang mengatur biaya reservasi perjalanan bisnis tersebut. Mulai dari reservasi maskapai penerbangan, persewaan mobil, hingga akomodasi hotelnya. Setelah perjalanan bisnis terjadi, divisi utang usaha ini akan bertanggung jawab menyelesaikan dana yang didistribusikan versus realisasi dana yang dihabiskan untuk membiayai perjalanan bisnis tersebut.

  • Pembayaran internal

Divisi utang usaha bertanggung jawab untuk mendistribusikan pembayaran penggantian internal, mengendalikan, dan mengelola kas kecil. Setiap beban atau biaya terutang harus dilaporkan kepada divisi utang usaha dengan menyerahkan laporan log manual, tanda terima, atau bahkan keduanya sebagai syarat permintaan penggantian.

Misalnya, pengeluaran kecil seperti biaya bahan bakar, biaya parkir, biaya kebutuhan pantry, termasuk snack atau makan siang rapat internal perusahaan harus disertai dengan tanda terima, sehingga bisa dimintakan penggantian ke divisi utang usaha.

  • Pembayaran vendor atau kreditur

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, perusahaan tentu membutuhkan kerja sama dengan perusahaan lain yang berperan sebagai vendor atau pemasok barang-barang atau layanan yang dibutuhkan perusahaan. Perusahaan tidak selalu membeli tunai barang-barang atau layanan yang dibutuhkan terkait operasionalnya, tetapi kredit dengan termin tertentu. Terkait dengan hal ini, divisi utang usaha perusahaan tentu bertanggung jawab melakukan pembayaran eksternal kepada vendor atau kreditur sebelum jatuh tempo.

Selain tiga fungsi dasar tersebut, divisi utang usaha juga bertugas dan bertanggung jawab melakukan efisiensi dengan mengurangi biaya guna menghemat pengeluaran bisnis. Misalnya, pada faktur yang diterima tercantum periode diskon yang disediakan oleh vendor, maka divisi ini harus memastikan bahwa pembayaran dapat dilakukan selama periode tersebut, agar memperoleh potongan harga.

Divisi utang usaha merupakan jalur langsung antara bisnis dengan perwakilan vendornya. Hubungan bisnis yang kuat diantara keduanya dapat menguntungkan perusahaan, karena adanya kemungkinan penawaran persyaratan kredit yang lebih longgar.

Proses utang usaha

Utang usaha tidak hanya sekadar dicatatkan dalam laporan keuangan dan selesai. Ada serangkaian proses yang dilakukan agar utang usaha dapat tertangani dengan baik, mulai dari pencatatan hingga pembayarannya. Proses ini harus dilakukan secara cermat, teliti, dan detail, sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalam mengidentifikasi nilai dan volume transaksi selama periode waktu tertentu.

  • Penerimaan tagihan

Pembelian barang atau layanan yang dilakukan secara kredit akan disertai dengan faktur yang di dalamnya mencantumkan nilai transaksi dan syarat pembayarannya. Ketika perusahaan menerima faktur dari vendor atau pemasok, perusahaan harus memastikan keabsahan tagihan tersebut terlebih dahulu. Tagihan ini akan membantu melacak jumlah barang yang diterima.

  • Tinjau detail tagihan

Perusahaan penting untuk meninjau detail tagihan, agar tidak salah dalam mengidentifikasi dan mencatatkan utang usaha pada laporan keuangan. Pastikan tagihan tersebut mencantumkan nama vendor, otorisasi, tanggal jatuh tempo, dan persyaratan lain yang diverifikasi telah sesuai dengan pesanan pembelian.

  • Lakukan pencatatan setelah tagihan diterima

Jika jumlah barang yang dipesan telah sesuai dengan tagihan yang diterima, maka lakukan pencatatan. Akun buku besar perlu diperbarui berdasarkan tagihan yang diterima dan biasanya diperlukan entri pengeluaran. Dalam proses ini di beberapa perusahaan mungkin membutuhkan persetujuan manajerial sesuai hierarki persetujuan yang dilampirkan pada nilai tagihan.

  • Pembayaran tepat waktu

Semua pembayaran utang usaha harus diproses sebelum atau pada tanggal jatuh tempo tagihan, sebagaimana yang disepakati antara perusahaan dengan vendor. Sebelum melakukan pembayaran, perlu disiapkan dokumen untuk diverifikasi. Pastikan rincian yang dimasukkan pada cek, rekening bank vendor, voucher pembayaran, tagihan asli, dan pesanan pembelian telah siap dan terverifikasi. Untuk melakukan pembayaran utang usaha, di beberapa perusahaan mungkin memberlakukan aturan perlunya otorisasi manajerial.

Artikel Terkait

Demikianlah artikel tentang apa itu utang usaha (account payable), semoga bermanfaat bagi Anda semua.



Apa itu Utang Beban?
Lunasilah Hutang-Hutang Bila Kamu Masih Kerja, Begini Caranya
Terjebak Utang? Coba Metode Debt Stacking untuk Melunasinya
Yang Patut Anda Ketahui Mengenai Rescheduling Utang
Mau Bayar Utang Dulu atau Menabung Dulu?
Cara Melunasi Utang dengan Cepat
Mengapa Orang Kaya Masih Berhutang?
Mengapa Pinjaman Online (Pinjol) Adalah Utang yang Buruk?
Mengapa Punya Utang Kartu Kredit Buruk?
Apa yang Terjadi Jika Negara Menolak Melunasi Utang?


Bagikan Ke Teman Anda