Apa Itu Reimbursement?

Setiap aktivitas yang berkaitan dengan operasional bisnis, tentu saja biayanya menjadi tanggung jawab dari perusahaan. Meski perusahaan tidak mengeluarkan biaya tersebut secara tunai dan langsung. Sebab, ada biaya yang timbul akibat aktivitas bisnis yang dibayarkan dulu oleh karyawan yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas tersebut. Misalnya seperti perjalanan dinas, akomodasi, konsumsi, tunjangan kesehatan, dan lain sebagainya.

Karyawan koq menanggung biaya kantor? Bisa jadi demikian, karyawan menalangi atau membayar lebih dulu biaya-biaya yang seharusnya ditanggung oleh perusahaan. Karyawan rugi? Tidak. Sebab, mereka bisa melakukan reimbursement atau pengajuan penggantian kepada perusahaan.

Apa itu reimbursement?

Reimbursement atau penggantian merupakan kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan untuk biaya bisnis yang dikeluarkan sendiri oleh karyawan, pelanggan, atau pihak lain. Jadi, reimbursement tidak semata-mata hanya dapat dilakukan oleh karyawan saja, tetapi pelanggan atau pihak lain seperti kolega bisnis yang mengalami kelebihan bayar kepada perusahaan.

Reimbursement tidak hanya bisa dilakukan untuk biaya bisnis saja, tetapi juga biaya asuransi, kelebihan pajak, dan lain sebagainya. Namun, perlu diketahui bahwa kompensasi dalam reimbursement tidak seperti kompensasi biasa, karena penggantiannya tidak dikenakan pajak.

Banyak perusahaan yang memiliki kebijakan tersendiri terkait dengan reimbursement biaya bisnis yang dikeluarkan sendiri oleh karyawan. Biaya-biaya bisnis ini biasanya terkait dengan perjalanan bisnis yang mencakup akomodasi hotel, konsumsi, transportasi baik darat, laut ataupun udara, dan lain lainnya. Tak hanya itu, reimbursement juga dapat diajukan oleh karyawan untuk jenis-jenis biaya lain yang dikeluarkannya seperti biaya kursus atau pelatihan, biaya layanan kesehatan yang diajukan ke perusahaan asuransi, dan sebagainya.

Reimbusement mirip dengan refund, karena keduanya memiliki arti mendapatkan uang kembali. Hanya saja keduanya memiliki perbedaan, di mana untuk refund adalah pengembalian uang yang sebagian besar disebabkan oleh kerusakan barang atau ketidakpuasan atas barang dan layanan atau hasil transaksi. Sementara istilah reimbursement sendiri sering kali digunakan untuk situasi di mana uang pribadi tidak seharusnya dibelanjakan.

Sektor cakupan reimbursement

Reimbursement memang identik dengan biaya bisnis. Meski demikian, tidak semata-mata terbatas pada biaya bisnis. Ada sektor lain yang bisa dilakukan reimbursement, yakni sebagai berikut.

• Pertanggungan atau asuransi

Tak hanya perusahaan yang melakukan reimbursement atas biaya bisnis yang timbul, tetapi juga industri asuransi. Ketika pemegang polis asuransi kesehatan mengalami kondisi darurat sehingga membutuhkan layanan medis yang mendesak, mereka tidak akan memiliki waktu untuk menghubungi perusahaan asuransi untuk menentukan cakupan biayanya. Oleh sebab itu, pemegang polis mungkin harus membayar sendiri biaya pengobatan, layanan medis, atau pengeluaran terkait lebih dulu.

Pemegang polis asuransi kesehatan kemudian bisa mengajukan reimbursement atas biaya-biaya yang dibayarkannya kepada perusahaan asuransi terkait. Perusahaan asuransi bisa mengganti uang pemegang polis hingga jumlah tertentu, dengan syarat bahwa pemegang polis aktif dan membayar premi asuransinya secara rutin.

• Pajak

Reimbursement juga bisa terjadi dalam sektor pajak yang dibayarkan kepada pemerintah. Misalnya ketika seorang wajib pajak telah membayarkan pajak penghasilan secara mandiri dan rutin. Namun karena statusnya sebagai pekerja atau karyawan, perusahaan membayar pajak penghasilannya melalui pemotongan gaji. Hal ini menunjukkan adanya kelebihan pajak atas nama karyawan yang bersangkutan. Dalam kasus ini, wajib pajak bisa mengajukan reimbursement kepada pemerintah melalui instansi terkait. Pengembalian pajak yang diberikan pemerintah kepada wajib pajak merupakan bentuk penggantian atau kompensasi atas kelebihan pembayaran pajak sebelumnya.

• Hukum

Dalam sektor hukum, reimbursement pun bisa dilakukan. Sebagai contoh dalam kasus perceraian atas inisiatif istri, di mana istri yang mengajukan gugat cerai. Pada kasus ini, pihak suami bisa meminta kembali mahar yang pernah diberikan kepada sang istri, baik berupa uang maupun barang. Reimbursement ini tentu nilainya tidak boleh lebih besar dari mahar yang pernah diberikan.

Jenis pengeluaran bisnis yang dapat dilakukan reimbursement

Biaya bisnis mencakup semua pengeluaran yang terkait dengan kegiatan operasional bisnis, baik yang dilakukan di dalam maupun di luar perusahaan. Setiap perusahaan pastilah bertujuan untuk mengembangkan bisnisnya sehingga dapat mencapai tingkat keuntungan yang maksimal. Konsekuensinya, pengembangan bisnis tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Selain untuk riset dan inovasi, perusahaan juga harus melakukan pemasaran guna menjangkau pasar yang lebih luas.

Setiap divisi kerja dalam perusahaan dituntut untuk bersinergi dan berkoordinasi agar satu visi dan bergerak menuju tujuan yang sama. Ada bagian yang tetap bekerja di dalam perusahaan, ada juga bagian yang memang harus bekerja di luar perusahaan.

Meski demikian, semua biaya operasional atas pekerjaan yang dilaksanakan tersebut tentu saja menjadi tanggung jawab perusahaan. Misalnya, ada kalanya karyawan ditugasi untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar kota untuk survei lokasi cabang baru, observasi dan riset pasar, atau tugas lainnya.

Bicara tentang penugasan, perusahaan umumnya sudah menyiapkan anggaran. Hanya saja, anggaran tersebut tidak selalu bisa langsung dicairkan, sehingga karyawan yang diberi tugas harus ‘merogoh’ kocek pribadi untuk membayar segala biaya yang timbul atas penugasan tersebut.

Hal ini tentu saja berkaitan erat dengan pengeluaran bisnis yang seharusnya ditanggung oleh perusahaan. Oleh sebab itu, pengeluaran tersebut bisa diajukan penggantiannya ke perusahaan. Lantas, apa saja jenis pengeluaran yang bisa dilakukan reimbursement kepada perusahaan?

• Perlengkapan bisnis

Perlengkapan atau persediaan yang dibeli oleh karyawan untuk tujuan bisnis perusahaan dapat diganti sesuai dengan biayanya. Misalnya persediaan kertas di kantor habis, padahal divisi penjualan butuh untuk mencetak daftar harga barang dan laporan-laporan lainnya. Jika menunggu pengajuan penyediaan kertas dirasa membutuhkan waktu cukup lama, maka karyawan bisa menalangi dengan membeli kebutuhan kertas tersebut lebih dulu. Pengeluaran untuk perlengkapan bisnis ini tentu saja bisa dilakukan reimbursement sesuai dengan biayanya.

• Biaya perjalanan

Untuk kepentingan tertentu, perusahaan dapat menugaskan kepada karyawan atau tim kerja guna melakukan perjalanan bisnis ke luar kota bahkan ke luar negeri. Misalnya untuk survei dan meninjau lokasi cabang baru, melakukan riset pasar, mengkampanyekan atau promosi produk atau layanan baru, dan lain sebagainya.

Perjalanan bisnis tentu saja berkaitan erat dengan pekerjaan, sehingga biaya yang timbul karenanya menjadi tanggungan perusahaan. Mulai dari transportasi, akomodasi penginapan, makan, hingga hiburan. Meski perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan pribadi, biaya transportasi yang timbul tetap bisa diganti oleh perusahaan.

• Makanan dan hiburan

Biaya makan dan hiburan dapat dilakukan reimbursement ke perusahaan? Tentu saja, apabila jamuan makan dan hiburan tersebut memang berkaitan dengan bisnis. Dalam perjalanan bisnis, kebutuhan makan dari karyawan yang ditugasi menjadi tanggungan perusahaan.

Demikian pula untuk karyawan yang ditugasi menjamu relasi atau kolega berupa makan malam guna menjalin kerjasama bisnis, maka biaya yang timbul dapat diajukan penggantiannya ke perusahaan. Untuk hiburan, misalnya mengadakan karaoke bersama atau bermain golf dengan kolega bisnis, biayanya juga menjadi tanggungan perusahaan.

Artikel Terkait

• Apa itu Personal Branding?
• Apa itu Business Model Canvas?
• Apa Itu Benchmarking?
• Apa Itu Pertumbuhan Ekonomi?

Demikianlah artikel tentang apa itu reimbursement, semoga bermanfaat bagi Anda semua.